EDI –Elektroniczna Wymiana Danych

Elektroniczna wymiana danych (Electronic Data Interchange - EDI) pomiędzy przedsiębiorstwami stanowi część składową strategii cyfryzacji przedsiębiorstwa. Dzięki EDI firmy partnerskie, dostawcy i klienci, jak również określone wydziały, mogą digitalizować, automatyzować, a zarazem usprawniać i ulepszać procesy pracy. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, warto zbadać możliwości zastosowania EDI i sprawdzić, czy można rozsądnie wykorzystać EDI we własnym przedsiębiorstwie.

Co to jest EDI?

Dzięki elektronicznej wymianie danych firmy mogą przekazywać w standardowej formie dane i dokumenty biznesowe pomiędzy organizacjami, partnerami i firmami. W ten sposób dokumenty, zamówienia, faktury i inne dane są automatycznie transmitowane pomiędzy partnerami i przekazywane do odpowiednich systemów informatycznych:

• Partnerzy biznesowi uzgadniają przy tym predefiniowany format, w którym będą przesyłać dane pomiędzy uczestniczącymi systemami. W praktyce odbywa się to w następujący sposób: Partner handlowy o największej sile rynkowej określa zasady wymiany, których muszą przestrzegać jego partnerzy handlowi.
• Następnie identyfikuje się i planuje procesy biznesowe, które mają zostać zintegrowane z rozwiązaniem EDI.
• Po wdrożeniu w przedsiębiorstwie EDI zapewnia, że dane po obu stronach są konwertowane do odpowiedniego formatu i mogą być odczytywane w odpowiednich aplikacjach.
• W ramach systemu EDI można zintegrować kilku lub wszystkich dostawców - co jeszcze bardziej zwiększa korzyści, ponieważ daje możliwość całkowitego zintegrowania kompletnych procesów biznesowych.
• Elektroniczna wymiana danych upraszcza komunikację i przepływ procesów biznesowych. Ponadto EDI wspiera tworzenie zautomatyzowanych procesów w łańcuchach dostaw, tzw. Supply Chains.

Jakie zalety ma elektroniczna wymiana danych?

Korzyści płynące z elektronicznej wymiany danych polegają głównie na wyeliminowaniu wad przestarzałych, papierowych procesów w przedsiębiorstwach; w zamian za to użytkownicy korzystają z nowoczesnej cyfrowej automatyzacji procesów. Im więcej dostawców zostaje podłączonych, tym bardziej opłaca się wdrożenie rozwiązania EDI:

Oszczędność zasobów

• Następuje częściowa lub całkowita automatyzacja procesów powodująca oszczędność kosztów.
• Terminy dostaw zostają znacznie skrócone, ponieważ unika się analogowego przetwarzania procesów.
• Usprawnione są transmisja danych i wysyłanie dokumentów, ponieważ wszystkie procesy realizowane są drogą elektroniczną i bezpiecznie przez Internet.
• Tak samo redukcji ulegają koszty papieru, druku, obsługi i opłat pocztowych, ponieważ nie trzeba już drukować i wysyłać faktur. Dotyczy to wszystkich danych w ramach łańcucha dostaw.
• Możliwe jest szybkie i elastyczne reagowanie na wymagania klientów i dostawców, ponieważ odpowiednie procesy są automatycznie integrowane z systemami informatycznymi.
• Inne procesy biznesowe, takie jak wysyłka towarów lub sprawdzanie faktur, mogą być uruchamiane automatycznie.
• Korzyści osiągalne przy zastosowaniu rozwiązania EDI pomagają zaoszczędzić czas pracy użytkowników.

Unikanie błędów i optymalizacja procesów

• Dzięki włączeniu instytucji finansowych możliwa jest całkowita automatyzacja procesów od zamówienia do zapłaty. Pozwala to na wynegocjowanie lepszych warunków płatności, a ponadto pomaga uniknąć błędów.

• Dashboardy umożliwiają użytkownikom i osobom odpowiedzialnym uzyskanie przekrojowego wglądu do procesów biznesowych. Kierownictwo otrzymuje dodatkowe informacje potrzebne do optymalizacji procesów biznesowych i łańcucha dostaw.
• Wydajność procesów wyraźnie się zwiększa, jako że systemy informatyczne obsługują wymianę danych w sposób szybszy i pozbawiony błędów.
• Transakcje pomiędzy przedsiębiorstwami zostają mocno przyspieszone - co wiąże się z wszelkimi korzyściami, takimi jak szybsza dostawa lub płatność.
• Wielu źródeł błędów można uniknąć już na samym początku, ponieważ do systemów informatycznych wprowadza się mniej danych w sposób ręczny.
• Dla każdego partnera handlowego można ustawić indywidualne reguły biznesowe i funkcje alarmowe.

Jakie występują standardy i formaty EDI?

W zasadzie EDI występuje już od prawie 50 lat. Wraz z upływem czasu opracowano różne standardy. Predefiniowany, znormalizowany format wymiany danych opiera się z reguły na standardzie EDIFACT, publikowanym i regularnie aktualizowanym przez Europejską Komisję Gospodarczą Organizacji Narodów Zjednoczonych (United Nations Economic Commission for Europe, w skrócie UNECE). W ramach tej struktury istnieją liczne standardy dla poszczególnych branż, na przykład:

• EANCOM (handel),
• ETIS (telekomunikacja),
• Odette (branża samochodowa)
• SWIFT lub SEPA używane przez banki
• ANSI X.12 – często używany przez firmy, które wymieniają wiadomości z partnerami z USA
• TRADCOM wykorzystywany w Wielkiej Brytanii
• Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z formatów opartych na XML.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie internetowej UNECE.

Typowe komunikaty EDIFACT

Często stosowane są następujące typy komunikatów:

• Zamówienie (purchase order message, ORDERS)
• Potwierdzenie zamówienia (ORDRSP)
• Dowody dostawy (despatch advice message, DESADV),
• Cenniki (price catalogue message, PRICAT)
• Faktury (invoice message, INVOIC)
• Harmonogram dostaw (delivery forecast, DELFOR)
• Zlecenia transportowe/spedycyjne (instructions of transport, IFTMIN)
• Potwierdzenie przyjęcia towarów (receipt advice, RECADV)

Porównanie EDIFACT i ANSI X12

Jak przebiega transmisja komunikatu EDI?

Podstawę elektronicznej wymiany danych stanowią komunikaty EDI, za pomocą których dane są przesyłane pomiędzy firmami i importowane do odpowiednich systemów informatycznych. Komunikaty EDI stanowią zatem istotną podstawową cześć składową systemu EDI. Z ich pomocą przebiega wymiana danych pomiędzy systemami i firmami. Komunikaty w systemie EDI są skonstruowane zgodnie z przepisami stosowanego standardu EDI:

• Wiadomość EDI zawiera dane dotyczące procesu biznesowego w formacie cyfrowym.
• Dane z systemu źródłowego są przy tym konwertowane do standardowego formatu EDI partnerów biznesowych, a następnie przesyłane.
• Komunikat EDI składa się np. z danych z systemu ERP dostawcy i jest przekazywany do systemu ERP klienta.
• Podczas tej procedury wszystkie niezbędne procesy są zautomatyzowane. Nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych do docelowego systemu ERP. Oszczędza to czas i pieniądze, pozwala uniknąć błędów i odbywa się znacznie szybciej niż inne drogi transmisji danych, zwłaszcza w formie papierowej.

Aby zapewnić, że dane ze źródłowego systemu ERP są kompatybilne z formatem docelowego systemu ERP, to podczas wdrażania systemu EDI wybierana jest konfiguracja, która będzie w przyszłości dokonywać automatycznej konwersji danych do formatu EDI, a następnie do docelowego formatu. Umożliwia to komunikację między partnerami biznesowymi bez konieczności stosowania kompatybilnych systemów ERP. Komunikacja odbywa się przez system z komunikatami EDI w standardowym formacie EDI.

Po otrzymaniu komunikatu EDI w docelowym systemie ERP, możliwe jest rozpoczęcie dalszych procesów biznesowych, na przykład zarządzenia dostawy towarów lub przeprowadzenia weryfikacji faktur. Procesy te można przy tym przeprowadzić automatycznie w ciągu kilku sekund lub minut:

1. Wysłanie komunikatu EDI z systemu źródłowego
2. Konwersja danych
3. Odbiór komunikatu EDI
4. Konwersja i przetworzenie w systemie docelowym

Wymiana danych przebiega przy użyciu zdefiniowanych interfejsów.

Ile kosztuje EDI?

Koszty danego rozwiązania EDI zależą od tego, który wariant systemu zostanie wybrany. W razie zakupu oprogramowania licencjonowanego należy liczyć się z początkowymi kosztami inwestycyjnymi oraz rocznymi opłatami serwisowymi. W wariancie opartym na chmurze klient ponosi głównie miesięczne koszty eksploatacji.

EDI jako oprogramowanie licencjonowane (OnPremises)

Ogólnie rzecz biorąc, firmy potrzebują różnych produktów do obsługi systemu EDI we własnym zakresie, takich jak:

• Oprogramowanie EDI
• Oprogramowanie do komunikacji
• Procedura transmisji dla komunikatów i danych EDI
• Oprogramowanie do mapowania i konwersji
• Doradztwo specjalistów w zakresie wdrożenia, obsługi, aktualizacji, wsparcia technicznego i serwisu
• W przypadku korzystania z oprogramowania pośredniczącego należy zbudować osobną infrastrukturę dla obciążeń i komunikacji.
• Szkolenia użytkowników i specjalistów IT odpowiedzialnych za serwis systemu.

EDI oparte na chmurze jako oprogramowanie jako usługa (Software-as-a-Service)

W przypadku wprowadzenia rozwiązania EDI w formie implementacji oprogramowania jako usługa (SaaS) nie ma potrzeby budowania własnej infrastruktury. Gotowe do użytku, oparte na chmurze rozwiązania dotyczące EDI i łańcucha dostaw szybko umożliwią firmie elektroniczną wymianę ważnych dokumentów biznesowych z partnerami biznesowymi. Zalety są oczywiste:

• Możliwość zaoszczędzenia na kosztach sprzętu i licencji. W aspekcie tego eliminuje się również koszty energii elektrycznej oraz wydatki na obsługę, administrację i serwis oprogramowania EDI.
• W przypadku rozwiązania oprogramowanie jako usługa (SaaS) aktualizacje nie muszą być przeprowadzane przez użytkownika.
• Dzięki integracji EDI poprzez SaaS można w każdej chwili z absolutną łatwością dodawać inne usługi i zasoby z chmury.
• Jeśli w firmie nie ma doświadczonych użytkowników EDI lub specjalistów IT, którzy dobrze znają się na EDI, to rozwiązanie chmurowe może pomóc w szybszej i łatwiejszej integracji elektronicznej wymiany danych.

Dla kogo nadaje się rozwiązanie EDI?

Generalnie z rozwiązania EDI korzystają prawie wszystkie przedsiębiorstwa, które nawiązały kontakty handlowe z innymi firmami i muszą regularnie wymieniać dane. Z integracji EDI zyski mogą czerpać organizacje z różnych branż i o różnej wielkości:

• EDI może być równie pomocne w sektorze handlu detalicznego, jak i w branżach takich jak motoryzacja, telekomunikacja, logistyka czy energetyka.
• W centrum uwagi znajdują się dane, które podlegają wymianie między klientami i dostawcami.
• System EDI jest szczególnie przydatny w złożonych łańcuchach dostaw, gdzie korzyści i oszczędności kosztów mogą się nawet zwielokrotnić. Znacznie zwiększa się również prędkość przepływów procesowych.
• Sieci handlowe odnoszą z EDI ogromne korzyści, ponieważ nawet bardzo mali dostawcy mogą być włączeni w bezpapierową obsługę procesów. Dotyczy to jednak także innych branż zlecających usługi licznym dostawcom. Im więcej dostawców i procesów zostanie zintegrowanych w systemie EDI, tym bardziej opłaca się posiadanie takiego systemu.
• Z pomocą EDI można szybko i elastycznie zareagować na obecny trend łączenia się z systemami sklepowymi e-commerce.

Wdrożenie EDI z DiCentral: Nasz sposób postępowania

Integracja rozwiązania EDI odbywa się w kilku krokach. Przede wszystkim należy szczegółowo określić cele do osiągnięcia w ramach rozwiązania EDI. Pierwszym krokiem jest planowanie wymagań wobec rozwiązania EDI.

Planowanie procesów biznesowych do zintegrowania w EDI

Pierwsze kroki obejmują identyfikację partnerów biznesowych, z których udziałem zostanie wdrożone rozwiązanie EDI. W tym przypadku należy również zwrócić uwagę na powiązanie zakupów i sprzedaży za pomocą różnych procesów.

Następnie wyjaśnia się wymagane rodzaje komunikatów. Wszystkie procesy handlowe i partnerzy komunikacyjni zostają kompleksowo i dokładnie zidentyfikowani i opisani.

W tym kontekście należy określić na piśmie, jaki zakres powinna mieć wymiana danych za pośrednictwem EDI. W ramach tego planowania ustalane są różne punkty:

• Procesy biznesowe i typy komunikatów
• Format wymiany
• Struktura komunikatu pod kątem treści (opis rekordu)
• Pola obowiązkowe i opcjonalne: Informacje, które muszą zostać przekazane oraz informacje, które mogą zostać przekazane
• Wymagane drogi komunikacji do obsługi

Wybór odpowiedniego rozwiązania

Następnym krokiem jest ustalenie, które rozwiązanie powinno zostać zastosowane. Można wybrać pomiędzy licencją na oprogramowanie (OnPremises) z własną infrastrukturą lub zdecydować się na rozwiązanie SaaS w chmurze z miesięcznym abonamentem.

Wdrożenie EDI w przedsiębiorstwie

Po dokonaniu wyboru odpowiedniego wariantu następnym krokiem jest wdrożenie systemu EDI i podłączenie do niego procesów biznesowych. Podczas tego procesu również tworzone i ostatecznie ustalane są mapowania i inne szczegóły.