EDI: Wszystko co musisz wiedzieć o elektronicznej wymianie danych
Elektroniczna wymiana danych (Electronic Data Interchange - EDI) pomiędzy przedsiębiorstwami stanowi część składową strategii cyfryzacji przedsiębiorstwa. Dzięki EDI firmy partnerskie, dostawcy i klienci, jak również określone wydziały, mogą digitalizować, automatyzować, a zarazem usprawniać i ulepszać procesy pracy. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, warto zbadać możliwości zastosowania EDI i sprawdzić, czy można rozsądnie wykorzystać EDI we własnym przedsiębiorstwie.
Dzięki elektronicznej wymianie danych firmy mogą przekazywać w standardowej formie dane i dokumenty biznesowe pomiędzy organizacjami, partnerami i firmami. W ten sposób dokumenty, zamówienia, faktury i inne dane są automatycznie transmitowane pomiędzy partnerami i przekazywane do odpowiednich systemów informatycznych:
Korzyści płynące z elektronicznej wymiany danych polegają głównie na wyeliminowaniu wad przestarzałych, papierowych procesów w przedsiębiorstwach; w zamian za to użytkownicy korzystają z nowoczesnej cyfrowej automatyzacji procesów. Im więcej dostawców zostaje podłączonych, tym bardziej opłaca się wdrożenie rozwiązania EDI:
Dzięki włączeniu instytucji finansowych możliwa jest całkowita automatyzacja procesów od zamówienia do zapłaty. Pozwala to na wynegocjowanie lepszych warunków płatności, a ponadto pomaga uniknąć błędów.
Chcesz szybko i łatwo wymieniać wiadomości biznesowe z jednym lub kilkoma klientami lub dostawcami za pośrednictwem EDI? Umożliwiamy Ci wymianę wiadomości EDI z wybranym przez Ciebie partnerem handlowym poprzez EDI w najkrótszym możliwym czasie.
W zasadzie EDI występuje już od prawie 50 lat. Wraz z upływem czasu opracowano różne standardy. Predefiniowany, znormalizowany format wymiany danych opiera się z reguły na standardzie EDIFACT, publikowanym i regularnie aktualizowanym przez Europejską Komisję Gospodarczą Organizacji Narodów Zjednoczonych (United Nations Economic Commission for Europe, w skrócie UNECE). W ramach tej struktury istnieją liczne standardy dla poszczególnych branż, na przykład:
Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie internetowej UNECE.
Często stosowane są następujące typy komunikatów:
Skrót EDIFACT |
Znaczenie |
Skrót ANSI X12 |
Znaczenie |
DESADV |
Despatch advice message / Awizo wysyłki |
856 |
Ship Notice / Manifest |
INVOIC |
Invoice / Faktura |
810 |
Invoice |
INVRPT |
Inventory Report / Raport o zapasach |
846 |
Inventory Report |
ORDERS |
Orders / Zamówienie |
850 |
Purchase Order / Zamówienie |
ORDRSP |
Order Response / Potwierdzenie zamówienia |
855 |
Purchase Order Acknowledgement |
PRICAT |
Price catalog / Cennik |
832 |
Price, Sales Catalogue |
SLSRPT |
Sales Report / Raport o sprzedaży |
852 |
Product activity PAD report |
Podstawę elektronicznej wymiany danych stanowią komunikaty EDI, za pomocą których dane są przesyłane pomiędzy firmami i importowane do odpowiednich systemów informatycznych. Komunikaty EDI stanowią zatem istotną podstawową cześć składową systemu EDI. Z ich pomocą przebiega wymiana danych pomiędzy systemami i firmami. Komunikaty w systemie EDI są skonstruowane zgodnie z przepisami stosowanego standardu EDI:
Aby zapewnić, że dane ze źródłowego systemu ERP są kompatybilne z formatem docelowego systemu ERP, to podczas wdrażania systemu EDI wybierana jest konfiguracja, która będzie w przyszłości dokonywać automatycznej konwersji danych do formatu EDI, a następnie do docelowego formatu. Umożliwia to komunikację między partnerami biznesowymi bez konieczności stosowania kompatybilnych systemów ERP. Komunikacja odbywa się przez system z komunikatami EDI w standardowym formacie EDI.
Po otrzymaniu komunikatu EDI w docelowym systemie ERP, możliwe jest rozpoczęcie dalszych procesów biznesowych, na przykład zarządzenia dostawy towarów lub przeprowadzenia weryfikacji faktur. Procesy te można przy tym przeprowadzić automatycznie w ciągu kilku sekund lub minut:
Wymiana danych przebiega przy użyciu zdefiniowanych interfejsów.
EDI może zostać zintegrowane w przedsiębiorstwie w różny sposób:
Należy uzgodnić z ekspertami najbardziej odpowiedni dla firmy system, ponieważ mogą zapewnić wsparcie podczas planowania i wdrażania. Ważne jest, aby rozwiązanie EDI mogło rozwijać się wraz z firmą i było na tyle elastyczne, aby w przyszłości umożliwiało podłączenie do systemu dalszych partnerów.
Koszty danego rozwiązania EDI zależą od tego, który wariant systemu zostanie wybrany. W razie zakupu oprogramowania licencjonowanego należy liczyć się z początkowymi kosztami inwestycyjnymi oraz rocznymi opłatami serwisowymi. W wariancie opartym na chmurze klient ponosi głównie miesięczne koszty eksploatacji.
Ogólnie rzecz biorąc, firmy potrzebują różnych produktów do obsługi systemu EDI we własnym zakresie, takich jak:
W przypadku wprowadzenia rozwiązania EDI w formie implementacji oprogramowania jako usługa (SaaS) nie ma potrzeby budowania własnej infrastruktury. Gotowe do użytku, oparte na chmurze rozwiązania dotyczące EDI i łańcucha dostaw szybko umożliwią firmie elektroniczną wymianę ważnych dokumentów biznesowych z partnerami biznesowymi. Zalety są oczywiste:
Generalnie z rozwiązania EDI korzystają prawie wszystkie przedsiębiorstwa, które nawiązały kontakty handlowe z innymi firmami i muszą regularnie wymieniać dane. Z integracji EDI zyski mogą czerpać organizacje z różnych branż i o różnej wielkości:
Za sprawą wdrożenia EDI oczywiście również dostawcy korzystają z szybszych procesów. W wielu przypadkach nawet małe firmy muszą korzystać z EDI, ponieważ duże korporacje po prostu wymagają integracji EDI jako warunku nawiązania lub kontynuacji relacji biznesowych.
Integracja rozwiązania EDI odbywa się w kilku krokach. Przede wszystkim należy szczegółowo określić cele do osiągnięcia w ramach rozwiązania EDI. Pierwszym krokiem jest planowanie wymagań wobec rozwiązania EDI.
Pierwsze kroki obejmują identyfikację partnerów biznesowych, z których udziałem zostanie wdrożone rozwiązanie EDI. W tym przypadku należy również zwrócić uwagę na powiązanie zakupów i sprzedaży za pomocą różnych procesów.
Następnie wyjaśnia się wymagane rodzaje komunikatów. Wszystkie procesy handlowe i partnerzy komunikacyjni zostają kompleksowo i dokładnie zidentyfikowani i opisani.
W tym kontekście należy określić na piśmie, jaki zakres powinna mieć wymiana danych za pośrednictwem EDI. W ramach tego planowania ustalane są różne punkty:
Następnym krokiem jest ustalenie, które rozwiązanie powinno zostać zastosowane. Można wybrać pomiędzy licencją na oprogramowanie (OnPremises) z własną infrastrukturą lub zdecydować się na rozwiązanie SaaS w chmurze z miesięcznym abonamentem.
Po dokonaniu wyboru odpowiedniego wariantu następnym krokiem jest wdrożenie systemu EDI i podłączenie do niego procesów biznesowych. Podczas tego procesu również tworzone i ostatecznie ustalane są mapowania i inne szczegóły.
Chcesz szybko i łatwo wymieniać wiadomości biznesowe z jednym lub kilkoma klientami lub dostawcami za pośrednictwem EDI? Umożliwimy Ci "włączenie EDI " w najkrótszym możliwym czasie i umożliwiamy wymianę wiadomości EDI ze wszystkimi Twoimi partnerami handlowymi.
Nasze rozwiązanie jest przygotowane na Twój sukces biznesowy i rozwija się wraz z Tobą zgodnie z Twoimi wymaganiami.
Uzyskaj więcej informacji o rozwiązaniach TrueCommerce DiCentral EDI już teraz!