EDI – Electronic Data Interchange

EDI tussen bedrijven maakt deel uit van de digitaliseringsstrategie van ondernemingen. Met EDI kunnen partnerbedrijven, leveranciers en klanten, maar ook speciale afdelingen procedures digitaliseren, automatiseren en zo sneller en beter laten verlopen. Het is voor bedrijven van welke grootte dan ook raadzaam de mogelijkheden van EDI te onderzoeken en te kijken of het zinvol is EDI te implementeren.

Wat is EDI?

Met EDI kunnen bedrijven op een gestandaardiseerde manier zakelijke gegevens en documenten met andere bedrijven en partners uitwisselen. Op die manier worden documenten, bestellingen, facturen en andere gegevens automatisch tussen bedrijven gedeeld en in het juiste IT-systeem opgenomen.

• Daarbij spreken de handelspartners een formaat af waarin de gegevens via systemen worden uitgewisseld. Dit werkt in de praktijk als volgt: in principe legt de zakenpartner met de meeste marktmacht de regels voor de uitwisseling vast, waaraan de andere partners zich moeten houden.
• Vervolgens wordt in kaart gebracht welke bedrijfsprocessen aan EDI moeten worden gekoppeld.
• Na de implementatie worden de gegevens via EDI aan beide kanten naar het juiste formaat omgezet, zodat ze in de bedrijfsinterne toepassingen kunnen worden gelezen.
• Met EDI kunnen meerdere of alle leveranciers worden aangekoppeld. Het voordeel daarvan is dat complete bedrijfsprocessen volledig kunnen worden gedigitaliseerd.
• EDI vereenvoudigt de communicatie en het verloop van bedrijfsprocessen. Daarnaast biedt EDI ondersteuning bij de implementatie van geautomatiseerde processen in supply chain.

Welke voordelen biedt EDI?

De voornaamste voordelen van EDI zijn dat de nadelen van verouderde papieren processen bij bedrijven wegvallen en gebruikers in plaats daarvan profiteren van moderne, digitale, automatische processen. Hoe meer leveranciers er worden aangekoppeld, des te meer EDI zich terugbetaalt:

Besparingen

• Om kosten te besparen, kunnen processen gedeeltelijk of volledig worden geautomatiseerd.
• Levertijden worden verkort, aangezien handelingen niet analoog hoeven te worden uitgevoerd.
• Omdat alles elektronisch en veilig via internet gaat, worden gegevens en documenten sneller uitgewisseld.
• Daarnaast worden papier-, druk-, verwerkings- en portokosten verlaagd. Facturen hoeven namelijk niet meer worden afgedrukt en verzonden. Dat geldt ook voor alle andere gegevens binnen de supply chain.
• Gebruikers kunnen snel en flexibel reageren op aanvragen van klanten en leveranciers, omdat de daarvoor benodigde processen automatisch in de IT-systemen zijn geïntegreerd.
• Andere bedrijfsprocessen worden automatisch in werking gesteld, zoals het verzenden van artikelen of het controleren van facturen.
• Dankzij de voordelen die gebruikers met EDI kunnen behalen, zijn ze minder tijd kwijt.

Fouten voorkomen en processen verbeteren

• Door de koppeling met financiële systemen zoals een ERP kunnen inkoop en verkoop processen volledig worden geautomatiseerd. Daardoor kunnen bedrijven weer betere betalingsvoorwaarden overeenkomen en worden fouten bij betalingen voorkomen.
• Met dashboards krijgen gebruikers en verantwoordelijken een uitgebreid overzicht van de bedrijfsprocessen. Daarnaast krijgt het management extra informatie om bedrijfsprocessen en de supply chain beter te laten werken.
• Processen verlopen efficiënter omdat gegevens sneller en met minder fouten kunnen worden uitgewisseld tussen de IT-systemen.
• Transacties tussen bedrijven verlopen veel sneller, wat weer leidt tot andere voordelen als snellere levering en betaling.
• Veel fouten kunnen van meet af aan worden voorkomen, omdat er minder gegevens handmatig in de IT-systemen hoeven te worden ingevoerd.
• Bedrijven kunnen voor iedere zakenpartner aparte bedrijfsvoorschriften en meldingsfuncties instellen.

Welke EDI-standaarden en -formaten zijn er?

EDI bestaat al bijna 50 jaar. In de loop der tijd zijn er verschillende standaarden ontwikkeld. De vooraf gedefinieerde, gestandaardiseerde indeling voor gegevensuitwisseling is in principe gebaseerd op de EDIFACT-standaard, die door de Europese economische commissie van de Verenigde Naties (United Nations Economic Commission for Europe, UNECE) is uitgegeven en regelmatig wordt herzien. Binnen deze indeling bestaan er talloze branchespecifieke standaarden, zoals:

• EANCOM (handel),
• ETIS (telecom),
• Odette (automotive)
• SWIFT of SEPA bij het gebruik door banken
• ANSI X.12 – vaak gebruikt door bedrijven die informatie uitwisselen met partners uit de VS
• TRADACOM, dat veel in Groot-Brittannië wordt gebruikt
• Er worden ook steeds meer indelingen op basis van XML gebruikt

Meer informatie vindt u op de website van UNECE  

Berichten die vaak via EDIFACT worden uitgewisseld

Het gaat vaak om de volgende soorten berichten:

• Bestellingen (purchase order message, ORDERS)
• Bestelbevestigingen (ORDRSP)
• Pakbonnen (despatch advice message, DESADV)
• Prijslijsten (price catalogue message, PRICAT)
• Facturen (invoice message, INVOIC)
• Leveringsprognoses (delivery forecast, DELFOR)
• Transportopdrachten (instructions of transport, IFTMIN)
• Betalings berichten (payment advice, REMADV)
• Ontvangstberichten (receipt advice, RECADV)

Hoe worden berichten verzonden via EDI?

EDI berichten vormen de kern van EDI. Hiermee worden de gegevens tussen de bedrijven verzonden en in het juiste IT-systeem integreerd. EDI berichten zijn dus een belangrijk, fundamenteel onderdeel van het EDI systeem. Via deze berichten worden de gegevens uitgewisseld tussen de systemen en bedrijven. De berichten zijn opgebouwd volgens de voorschriften van de gebruikte -standaarden:

• Een EDI bericht bevat gegevens van een bedrijfsproces in een digitale indeling.
• Daarbij worden de gegevens uit het bronsysteem naar het gestandaardiseerde formaat van de zakenpartner vertaalt en vervolgens verzonden.
• Het EDI bericht bestaat bijvoorbeeld uit gegevens van het ERP system van een leverancier en wordt naar het ERP systeem van de klant verstuurd.
• Alle processen die hierbij komen kijken, verlopen automatisch. De gegevens hoeven niet handmatig in het ontvangende ERP systeem te worden ingevoerd. Daarmee worden tijd en kosten bespaard, fouten voorkomen en verloopt alles veel sneller dan bij andere overdrachtsmethoden, met name via papier.

Omdat de gegevens uit het versturende ERP systeem compatibel moeten zijn met de formaat van het ontvangende ERP systeem, moet het EDI systeem bij de implementatie zo worden geconfigureerd dat de gegevens automatisch naar het EDI formaat en vervolgens naar de doelindeling worden getransformeerd. Zo kunnen handelspartners met elkaar communiceren zonder dat hun ERP systemen compatibel zijn. De communicatie verloopt via het systeem met EDI berichten in een gestandaardiseerd EDI-formaat.

Zodra het EDI bericht in het ontvangende ERP systeem is binnengekomen, kunnen andere bedrijfsprocessen in gang worden gezet, zoals de levering van artikelen of een factuurcontrole. Deze volledig automatische processen duren slechts een paar seconden of minuten:

1. Het EDI bericht wordt verzonden vanuit het bronsysteem.
2. De gegevens worden omgezet.
3. Het EDI bericht wordt ontvangen.
4. De gegevens worden omgezet en verwerkt in het doelsysteem.

Wat kost EDI?

De kosten van een EDI oplossing zijn afhankelijk van of de licentievorm of de SaaS-vorm wordt gekozen. Als u voor licentiesoftware kiest, krijgt u in eerste instantie te maken met investeringskosten en vervolgens met jaarlijkse onderhoudskosten. Bij een cloudvariant betaalt u voornamelijk maandelijkse kosten voor het gebruik. Met modern EDI opplossingen zijn industrie specifiek functionaliteit ook beschijbaar zoals in de mode en automotive sector.

EDI als licentiesoftware (on-premises)

Over het algemeen hebben bedrijven verschillende producten nodig om intern met een EDI-systeem te werken:

• EDI software
• Communicatiesoftware
• Overdrachtsmethode voor EDI berichten en -gegevens
• Software voor toewijzen en converteren
• Deskundig advies over implementatie, gebruik, upgrades, ondersteuning en onderhoud
• Bij het gebruik van middleware moet er een eigen infrastructuur worden opgebouwd voor de workloads en communicatie
• Bijscholing voor gebruikers en IT-deskundigen die het systeem gaan onderhouden

EDI in de cloud als Software-as-a-Service

Bedrijven die de EDI oplossing als Software-as-a-Service (SaaS) implementeren, hoeven geen eigen infrastructuur op te zetten. Dankzij gebruiksklare cloud oplossingen voor EDI en toeleveringsketens kunnen medewerkers snel belangrijke bedrijfsdocumenten elektronisch delen met handelspartners. De voordelen zijn duidelijk:

• Kosten van hardware en licenties worden beperkt.
• Bij Software-as-a-Service (SaaS) hoeven gebruikers niet zelf upgrades uit te voeren.
• Doordat EDI via SaaS werkt, kunnen heel eenvoudig andere diensten en resources in de cloud worden toegevoegd.
• Zijn er binnen het bedrijf geen deskundige EDI gebruikers of IT-specialisten die goed uit de voeten kunnen met EDI, dan kan een cloud oplossing helpen EDI sneller en eenvoudiger te implementeren.

Voor wie is EDI geschikt?

Vrijwel alle bedrijven die zakendoen met andere bedrijven en regelmatig gegevens moet uitwisselen, profiteren in principe van EDI. Organisaties in verschillende branches en van verschillende grootte kunnen profiteren van EDI:

• EDI is te vinden in industrieën zoals groothandel en detail handel, automotive, mode, food en beverage, logistiek, manufacturing en productie.
• Gegevens die tussen klanten en leveranciers moeten worden uitgewisseld, vormen hierbij de kern.
• In complexe supply chains voegt een EDI systeem bijzonder veel toe en levert het allerlei voordelen en kostenbesparingen op. Processen verlopen zo veel sneller.
• Winkelketens profiteren enorm van EDI, aangezien ook heel kleine leveranciers in de papierloze afwikkeling van processen kunnen worden geïntegreerd. Dat geldt echter ook voor bedrijven in andere branches die met veel leveranciers werken. Hoe meer leveranciers en processen in een EDI systeem worden opgenomen, des te meer zo’n systeem zich terugbetaalt.
• Met EDI kunnen bedrijven snel en flexibel inspelen op de huidige trend van aansluiting op e-commercesystemen.

EDI implementeren met DiCentral: zo werkt het

Bij de koppeling met een EDI-oplossing komen verschillende stappen kijken. Eerst moet er uitvoerig worden bepaald waarvoor EDI moet dienen. In de eerste stap wordt in kaart gebracht welke eisen voor EDI worden gesteld.

Bedrijfsprocessen plannen voor koppeling met EDI

Ten eerste moet worden bepaald welke handelspartners worden aangesloten op de EDI-oplossing. Hierbij moet ook worden gedacht aan de verbinding van verschillende processen voor inkoop en verkoop.

Vervolgens wordt bepaald welke soorten berichten nodig zijn. Alle bedrijfsprocessen en ketenpartners worden in kaart gebracht.

Op die manier wordt schriftelijk vastgesteld hoeveel informatie er via EDI gaat worden uitgewisseld. Bij de planning moet dus rekening worden gehouden met de volgende punten:

• Bedrijfsprocessen en soorten berichten
• De indeling waarin gegevens worden uitgewisseld
• De inhoudelijke berichtstructuur (formaat)
• Verplichte en optionele velden: informatie die moet of kan worden uitgewisseld
• Benodigde communicatiemethoden

De juiste oplossing kiezen

In de volgende stap wordt bepaald welke oplossing wordt gekozen om te implementeren. Zo kan worden gekozen voor een softwarelicentie (on-premises) met een eigen infrastructuur of voor een cloudvariant, met Software-as-a-Service met een maandabonnement.

EDI implementeren in bedrijven

Nadat de juiste variant is gekozen, wordt in de volgende stap het EDI systeem geïmplementeerd en worden de bedrijfsprocessen aangesloten. Hierbij worden ook de toewijzingen en andere details geregeld.