Terug
3 min

DON’T DIY EDI

Van Larry Velez op Oct 15, 2021 4:40:03 AM

De harde waarheid waarom EDI en maatwerk niet samengaan

EDI is een onmisbare efficiencyschakel van de digitaliseringsstrategie van menig bedrijf. Van de groothandel tot de automotive tot fabrikanten aan toe. Maak alleen niet de denkfout dat jullie zoiets met maatwerk wel even kunnen fixen. Waarom? Dat leg ik hieronder uit.

EDI in het kort

EDI staat voor Electronic Data Interchange. Het bestaat al pakweg 50 jaar en kent een gestandaardiseerde indeling gebaseerd op de EDIFACT-standaard. Daaronder liggen branchespecifieke standaarden zoals SEPA voor banken of EANCOM voor de groothandel. Ook al gaat de standaard al een tijdje mee, het verhoogt niet alleen de efficiency enorm, het zorgt ook voor hogere arbeidsproductiviteit en omzet in de hele keten. Dus iedereen profiteert ervan.

De voordelen van EDI

Zoals de naam al zegt gaat het om het uitwisselen van data tussen bedrijven via EDI-berichten. Deze gaan direct tussen systemen en dan vaak tussen ERP-systemen onderling.

Dat betekent dat het versturen, ontvangen en verwerken van documenten enorm snel en veel minder foutgevoelig gaat. Van facturen en orders tot productgegevens, certificaten en betaalgegevens en nog veel meer.

Kortom, het ligt aan de basis van de algehele automatisering van de zakelijke processen. En dat mag niet onderuit gaan.

Tel uit de efficiencywinst. Want deze handmatig opstellen, versturen en verwerken kost de backoffice onnodig veel tijd. En fouten maken kan klanten kosten of veel onnodig gedoe geven met leveranciers.

Een nulletje teveel kan een enorm verschil maken bij het inkopen van een nieuwe voorraad goederen of een factuur naar een klant. Reden te meer om EDI zo snel mogelijk in te zetten als dat nog niet het geval is.

De TCO bij EDI-maatwerk valt steevast te hoog uit

Maar waarom dan niet zelf iets maken? IT is handig! Die kunnen qua maatwerk 'even' iets neerzetten wat helemaal past bij de business en de rest van de keten.

Dat klinkt goedkoop maar is helaas een ouderwetse duurkoop. Want de TCO ofwel Total Cost of Ownership wordt niet in acht genomen.

Voor het ontwikkelen van EDI-maatwerk moeten de IT'ers in deze 50 jaar oude standaard duiken en de betreffende substandaard voor de eigen branche. Alleen is dit buy versus build beslissing. Want er bestaan al jarenlang kant-en-klare systemen die je gewoon vandaag nog aan kan schaffen.

Laten we dat eens verder uitdiepen. Want wie dit ooit gedaan heeft weet dat zulke standaarden met een zeer groot aantal haken en ogen komen bij implementatie. Dus dat betekent te rade gaan bij specialisten of de kunst afkijken bij andere EDI-oplossingen. In essentie zijn ze het wiel opnieuw aan het uitvinden en daar gaat als beginner flink wat tijd in zitten.

Het logische gevolg is een veel te lang maatwerktraject dat maar niet af lijkt te komen. Ondertussen zitten er wel duurbetaalde (externe) IT'ers aan te werken die niet toekomen aan hun gebruikelijke werk. Verder zal het nooit worden gecertificeerd, dus het is maar de vraag of leveranciers en klanten op je maatwerk zitten te wachten.

Vergeet het software en hardwarebeheer niet

Staat er eenmaal een eigen EDI-systeem, dan moet het continu onderhouden worden, zowel qua software updates als kostbare, regelmatig te updaten hardware dat 24/7 on-premise of in een datacentrum moet blijven draaien.

Dat is een groot probleem in combinatie met het grote personeelsverloop op de gemiddelde IT-afdeling. Want een kenmerk van maatwerk is het gebrek aan documentatie. Dat schiet er bijna altijd bij in vanwege tijdgebrek of andere prioriteiten van het team.

Dat betekent vastzitten aan de taal waarin het geschreven is en dat nieuwe medewerkers veel te lang bezig zijn om het systeem te leren kennen.

Doordat de kennis alleen in de hoofden van een beperkt aantal IT'ers zit, kunnen deze eigenlijk nooit op vakantie gaan. Klapt het systeem er dan uit, dan komt de hele business tot stilstand. Geen orders meer van klanten, geen bestellingen bij leveranciers en ga zo maar door.

Zoiets zal ons niet gebeuren? Dat dachten ze bij Facebook ook totdat alle Facebook-merken ineens uren van het internet verdwenen door een misconfiguratie van een eigen systeem. Oeps.

Waarom een managed service voor EDI wel werkt

Wel de lusten, niet de lasten. Dat is een managed service in het kort. Tegenwoordig kennen we allemaal het gemak van SaaS ofwel Software-as-a-Service. Sluit een abonnement af, laat het afstemmen of inrichten naar de business en branche en klaar.

Voorspelbare kosten, korte implementatietrajecten en omdat ze via mobile apps of een browser te benaderen zijn, is er geen gedoe met specifieke hardware. Sterker nog, alle onderhouds- en personeelskosten zijn voor rekening van de leverancier.

Die doen dat op schaal dus kunnen veel betere expertise in huis halen. Die kunnen alles optimaal laten draaien, verbeteren en 24/7 beveiligen.

Om EDI te laten werken heb je bijvoorbeeld veel gecertificeerde koppelingen nodig met alle bekende, veelgebruikte ERP-systemen en webshops zoals die van Microsoft Dynamics, SAP, Oracle Netsuite en Shopify.

En doordat het SaaS is, kan het makkelijk gedeeld gekoppeld worden aan andere online systemen. Het veelzijdige API-management helpt daar onder andere bij. Handig en toekomstbestendig!

Kijken jullie naar de beste oplossing voor jullie EDI-uitdagingen? En zijn jullie benieuwd hoe EDI in jullie digitaliseringsstrategie past?

Contact

 

Larry Velez

Geschreven door Larry Velez

Expert in B2B Cloud and SaaS based business models with a focus on supply chain collaboration (issues associated with inventory, invoicing, payments, global transport, cash management, implementing new business models such as globalization or adoption of omni-channel strategies and just in time manufacturing).