Soluciones EDI

Intercambio de datos eficiente y automatizado

El intercambio electrónico de datos (en inglés “electronic data interchange” o EDI) es una forma estandarizada de transferir datos entre organizaciones. Los socios comerciales establecen previamente el formato en el que se enviarán datos entre los sistemas implicados. El EDI se encarga de convertir los datos al formato adecuado en ambos extremos de la transacción, de forma que puedan leerse en las aplicaciones propias de cada lado. El formato de intercambio de datos predefinido y normalizado suele basarse en el estándar EDIFACT, publicado y revisado periódicamente por la Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas (CEPE). La norma ANSI X.12 se utiliza para la comunicación con colaboradores en Estados Unidos. PEPPOL (Pan-European Public Procurement) es un protocolo emergente utilizado en todo el mundo para compras transfronterizas de bienes y cada vez más utilizado por agencias gubernamentales.

Dentro de una empresa promedio, probablemente hay docenas, si no cientos, de API (interfaz de programación de aplicaciones) que administran diferentes procesos. Una plataforma de integración de API puede garantizar que esas diferentes API funcionen juntas al intercambiar información entre silos de datos separados, sin la necesidad de un formato que requiere mucho tiempo.

Por ejemplo, al utilizar una plataforma de integración de API, las empresas pueden sincronizar las API de plataformas de e-commerce, contabilidad y despachos, intercambiando datos sin problemas entre los diferentes sistemas. La información de un cliente es ingresada manualmente solo una vez por el propio cliente. Luego, esa información se procesa y se coloca automáticamente en los sistemas de contabilidad y envíos.

No dude en ponerse en contacto con DiCentral para obtener más información sobre las posibilidades de la gestión de EDI y API en la práctica.

¿Cuáles son las ventajas de implementar EDI?

El intercambio electrónico de datos ofrece evidentes ventajas: la normalización permite que los datos necesarios en una cadena de suministro, por ejemplo, se puedan transferir entre las distintas partes de la cadena de forma casi automática y completa. Se produce un ahorro de tiempo y dinero, además de reducir de forma considerable posibles errores, por ejemplo, la descarga manual de datos. Todas las empresas implicadas en una operación tienen acceso a los datos pertinentes. Las soluciones EDI permiten intercambiar de forma continua las transacciones y datos del negocio entre proveedores y clientes. Aumenta así la eficacia de los procesos de negocio y se reducen de forma significativa los errores. Como conclusión, las empresas necesitan una solución de intercambio electrónico de datos que les permitan una integración y automatización generalizada de los procesos.

En el marco de una estrategia de digitalización de las organizaciones, las soluciones de intercambio electrónico de datos suelen ocupar un lugar prioritario, puesto que permiten automatizar las cadenas de procesos, haciéndolas más eficaces. En las cadenas de suministro, el poder transferir, sin procesos manuales y en papel, datos centrales, pedidos, notificaciones anticipadas de embarque (ASN), facturas y otros documentos, puede tener un papel importantísimo, ya que mejora la estabilidad y la fiabilidad de las relaciones comerciales, al tiempo que reduce los costos.

¿Qué es software EDI?

En una solución de intercambio electrónico de datos, el software proporciona las funciones y aplicaciones necesarias para analizar y convertir los mensajes procedentes de otros sistemas y ponerlos a disposición de ambas partes. El software se encarga de garantizar que los documentos se integren en los sistemas sin interrupción de continuidad.

El software de intercambio electrónico consta de varios componentes. Por un lado, hay un componente encargado de convertir los datos de las soluciones internas al formato estandarizado, como el sistema ERP. El convertidor puede igualmente convertir los datos recibidos a un formato compatible con las soluciones de la empresa. Otro componente son los interconectores, encargados de conectar los sistemas implicados del emisor y el receptor y de controlar la comunicación.

¿Qué ofrecen las soluciones EDI?

Las soluciones EDI permiten a las empresas transferir datos por vía electrónica entre organizaciones, de forma normalizada y flexible. Esto hace posible trazar la documentación de forma tal que en todo momento se tiene una visión de conjunto y se visualizan las tareas de una forma eficaz y sencilla. La información más importante se recoge en paneles de control o tableros y se puede rastrear fácilmente con solo unos clics. Por consiguiente, además de proporcionar procesos automatizados a través del software, las soluciones de intercambio electrónico de datos ofrecen una visión global y un control centralizado para el intercambio de documentos y datos comerciales.

Los proveedores deben ser rápidos a la hora de reaccionar a los requisitos de sus clientes. En todo momento la solución EDI debe poder adaptarse con flexibilidad si el cliente solicita algún cambio.

En un departamento de compras, las soluciones EDI pueden ayudar a reducir costos y aumentar márgenes. Al conectar la cadena de suministro y, por tanto, a los proveedores a la solución EDI, las empresas pueden satisfacer rápidamente las demandas del mercado. La solución EDI en el ámbito de las compras y el aprovisionamiento se interconecta con los proveedores. Las entidades financieras también pueden vincularse directamente en todo momento, por lo que se puede automatizar todo el proceso desde la compra hasta el pago, lo que, a su vez, permite negociar mejores condiciones, al tiempo que se evitan errores a la hora de efectuar el pago.

Solicitar una consulta gratuita

¿Desea intercambiar mensajes con uno o varios clientes o proveedores de forma rápida y sencilla a través de EDI? En poco tiempo le capacitamos en el uso del sistema EDI y le permitimos intercambiar mensajes EDI con todos sus socios comerciales.


Solicite asesoramiento

Elegir la solución EDI adecuada

Las soluciones EDI pueden enviar notificaciones en tiempo real, también a smartphones o tabletas de encargados y usuarios. En una empresa se pueden beneficiar del intercambio electrónico de datos tanto los proveedores como los departamentos de compras y abastecimiento. Las soluciones EDI se pueden incorporar a modo de software de uso interno bajo licencia o bien como un “servicio en la nube”.

Software EDI bajo licencia “on-premises”

Una opción es adquirir una solución para ser instalada en los servidores del cliente con un proveedor externo que ofrezca una solución ya lista para su uso. En la mayoría de los casos, el proveedor proporciona el software de intercambio electrónico de datos con todos los componentes necesarios para configurar la solución EDI. Esto incluye el mapeo de los documentos y procesos, los convertidores y los editores.

Esta solución requiere una inversión en software e infraestructura. Además, se necesita contar con un equipo interno competente en la materia. Una solución de este tipo es adecuada para su uso con un gran número de socios comerciales, idealmente en relaciones comerciales con la empresa de largo plazo. El software EDI bajo licencia “on-premises” conviene a empresas grandes que cuentan con su propio departamento de intercambio electrónico de datos.

EDI como un servicio: la solución EDI en la nube

Los servicios gestionados de la solución EDI contratados con un proveedor externo supone numerosas ventajas: por ejemplo, es el proveedor de servicios quien mantiene la infraestructura y organiza el acceso de los usuarios y las interfaces. Desde el punto de vista del usuario, el software como un servicio (SaaS) para soluciones EDI se comporta exactamente igual que el software “on-premises”. La empresa se ahorra tener que usar, gestionar y mantener una infraestructura propia. Cuando surgen nuevos socios comerciales, la configuración y mapeo de los datos se realiza rápidamente. Las empresas reciben, además, asesoramiento y apoyo externo por parte de expertos en el intercambio electrónico de datos. Por último, se consigue una flexibilidad muy importante para la velocidad de los negocios de hoy.

EDI con pocos socios comerciales 

Las empresas que requieren integrarse con pocos socios comerciales, mediante un sistema de intercambio electrónico de datos pueden acceder de forma sencilla y rápida a una solución EDI basada en la web (WebEDI).

Planificar la introducción de un sistema EDI

Cuando se decide introducir una solución EDI, además de planificar qué solución utilizar, también es importante definir los procesos de negocio que se van a integrar en los distintos intercambios de transacciones digitales con los socios comerciales.

Planificar procesos de negocio, mensajes y direcciones

Es necesario definir cuanto antes los procesos de negocio, ya que esto va a repercutir en cuáles serán los datos y sistemas internos de la empresa que se incluirán en laintegración EDI.

Se puede hacer una relación en forma de tabla para establecer los intercambios de datos que se van a tener en cuenta en el sistema EDI. Un ejemplo podría ser:

  • El cliente A envía una orden de pedido y recibe la confirmación, la notificación anticipada de entrega (ASN) y la factura.
  • El cliente B envía una notificación de venta y recibe el listado de artículos, la notificación anticipada de entrega (ASN) y la factura.
  • El proveedor A recibe una orden de pedido y la confirmación, la notificación anticipada de entrega (ASN) y la factura.
  • El proveedor B recibe una notificación de venta y envía la notificación anticipada de entrega (ASN) y la factura.

Los mensajes que se implementan en el intercambio electrónico de datos suelen tener dos direcciones: la entrada de mensajes a la empresa y el envío, por parte de la empresa, de mensajes a sus comerciales, tales como sus clientes, proveedores, operadores logísticos, etc. Los mensajes entrantes deben convertirse al formato propio, y los salientes al formato de los socios comerciales.

EDI en pocas palabras

Las soluciones EDI ofrecen enormes ventajas a empresas con distintas relaciones de colaboración, especialmente en el ámbito de las cadenas de suministro. Los socios comerciales conectados al sistema EDI obtienen un ahorro de costos, reducen los errores y aceleran sus procesos. Asi mismo, se generan ahorros de papel, energía y gastos de impresión.

El sistema EDI es una solución adecuada frente a los distintos desafíos comerciales. La solución más idónea será diferente en función del número de socios comerciales que se desea conectar, del volumen de mensajes que se intercambian y los procesos de negocio propios de la empresa, pudiendo optar por la opción WebEDI para un número pequeño de comunicaciones o, en otros casos, por una solución instalada “on-premises” o una solución EDI en la nube como un servicio gestionado.

Más información sobre soluciones EDI

Solicitar consejo en materia de EDI sin compromiso alguno.

¿Desea intercambiar mensajes con uno o varios clientes o proveedores de forma rápida y sencilla a través de EDI? En poco tiempo le capacitamos en el uso del sistema EDI y le permitimos intercambiar mensajes EDI con todos sus socios comerciales.

Ventajas EDI:

  • EDI como servicio gestionado (en la nube).
  • Asistencia 24/7 (en alemán e inglés).
  • Tableros de control en una interfaz web.
  • Notificaciones en tiempo real en el smartphone o la tablet para eventos definidos.
  • Gestión de la cadena de suministro.
  • Integración de EDI con los sistemas ERP, eCommerce, y applicaciones.

Nuestra solución ha sido concebida para el éxito de su negocio y evoluciona en función de sus propias necesidades. 

Infórmese ahora sin compromiso sobre los sistemas EDI de DiCentral.

 

Solicite una consulta EDI sin compromiso