Externalizacion EDI

Introducir en una empresa un sistema EDI plantea una serie de desafíos. Una de las cosas que hay que decidir, por ejemplo, es si implementar el sistema EDI en el propio centro informático de la empresa o bien hacerlo en la nube. La primera opción conlleva una serie de gastos que deben tenerse en cuenta. La empresa debe, además, disponer del conocimiento necesario para utilizar y mantener el sistema EDI. Ahora bien, existe otra posibilidad y es la utilización del software como servicio (Saas). Esta opción ofrece una serie de ventajas que vamos a ver a continuación.

Una vez que se empieza a utilizar un sistema EDI y a intercambiar datos entre empresas colaboradoras, es necesario vincular también al sistema EDI a los socios comerciales. Vincular a cada uno de los socios comerciales al sistema EDI supone un costo.

Ahora bien, si se opta por un sistema EDI en la modalidad de software como servicio se evita tener que montar una infraestructura propia. Cada nuevo socio se vincula a la infraestructura EDI a través del proveedor de servicios.

¿Qué significa externalizar EDI?

Externalizar un sistema EDI es más que la utilización de un software como servicio (SaaS):

• Es decir, se contrata un sistema EDI con un proveedor externo como TrueCommerce DiCentral y, a partir de ese momento, es el proveedor de servicios quien se encarga de toda la infraestructura, incluyendo el funcionamiento, el mantenimiento y la asistencia.
• Esto tiene, por otra parte, la gran ventaja de que los proveedores y socios implicados no acceden a la red de la empresa a través de su ”firewal”, sino que se conectan al sistema EDI directamente en la nube.
• Se puede acceder al sistema EDI desde cualquier lugar, puesto que el acceso se realiza a través de un navegador, lo que significa que los usuarios también pueden acceder al servicio en los desplazamientos a través de un

Los usuarios se benefician de valiosas funciones adicionales mediante tableros o paneles de control y envío de notificaciones a smartphones y tablets:

• Seguimiento de los documentos entrantes y salientes con un solo clic.
• Notificaciones en tiempo real en el smartphone o la tablet.
• Filtrado de información en tiempo real en función de tareas y preferencias.
• Selección de socios comerciales y/o de datos para su seguimiento.
• Configuración de normas comerciales individuales para cada socio.
• Notificaciones relativas a posibles infracciones de las normas comerciales.

¿Qué ventajas tiene externalizar EDI?

Para empresas con un gran número de socios comerciales y una intensa comunicación dentro del sistema EDI, puede resultar muy útil confiar a un proveedor externo la infraestructura EDI y la conexión de la empresa a un sistema EDI. Esta alternativa muy posiblemente permita también implementar la vinculación de los socios comerciales con más rapidez que en el caso de la solución interna. Al configurar el sistema EDI en tanto que software como servicio evita tener que poner en marcha una infraestructura propia, lo que conlleva varias ventajas:

• Ahorra costes de hardware y licencias, así como gastos de electricidad y operativos relacionados con la gestión y el mantenimiento del software EDI.
• Evita tener que realizar por su cuenta la actualización de nuevas versiones.
• Al integrar un sistema EDI como servicio en la nube, resulta fácil incorporar en cualquier momento desde ahí otros servicios y recursos (por ejemplo, sistemas ERP, aplicaciones de comercio electrónico).
• Cuando en una empresa no hay expertos informáticos o en sistemas EDI con amplia experiencia, la solución en la nube facilita y acelera la introducción del sistema de intercambio electrónico de datos.

Comparativa entre un servicio externalizado de EDI y el sistema EDI en la propia empresa

Implementar un sistema EDI internamente (“in house”) requiere una serie de componentes para configurar el sistema, como editores, convertidores, etc. Se requiere una inversión en software e infraestructura, así como contar con personal competente en la materia.

Frente a los sistemas EDI “in house”, la plataforma EDI de TrueCommerce DiCentral en la nube representa una alternativa beneficiosa en varios sentidos:

• Ofrece disponibilidad, seguridad, escalabilidad, trazabilidad y fiabilidad.
• Desde el punto de vista del usuario, el sistema EDI en la forma de software como servicio se comporta como un programa bajo licencia instalado en la empresa.
• La empresa se ahorra la puesta en servicio, la gestión y el mantenimiento de su propia infraestructura.
• Los socios y proveedores pueden vincularse rápida y fácilmente.
• Si surge cualquier imprevisto en el sistema EDI, hay un equipo de expertos para resolverlos con eficacia y rapidez.
• Hay mayor disponibilidad que cuando se opera con los propios servidores.
• Son mayores los niveles de seguridad de los centros de datos basados en la nube.

Convertidor EDI en la externalización EDI

Dentro del sistema EDI, el convertidor es el encargado de convertir a un formato EDI los respectivos formatos de las aplicaciones conectadas:

• El convertidor vuelve luego a procesar los datos que llegan en formato EDI y los convierte al formato necesario para poder ser leído por las aplicaciones conectadas.
• Si opta por el software como servicio para su sistema EDI, es decir, si decide externalizar el servicio, accederá también al convertidor EDI implementado en este sistema.
• En tal caso, es el centro de compensación el encargado de realizar la conversión.
• La traducción y conversión de datos en la nube permite a las empresas conectar el sistema EDI con otras aplicaciones y soluciones.

En TrueCommerce DiCentral, como profesionales de sistemas EDI, nos hacemos cargo de todas las actividades de mapeo necesarias para sus transacciones EDI. Es habitual que las empresas que operan a escala internacional y tienen una cadena de suministro compleja se enfrenten a una gran diversidad de estándares EDI. En TrueCommerce DiCentral nuestros experto en mapeo dispone de una amplia experiencia y conocimientos en relación a los requerimientos de socios comerciales, normas regionales, conjuntos de datos de transacciones específicas e idiomas diferentes.

El servicio prestado por TrueCommerce DiCentral incluye varios componentes y productos básicos. Además de la instalación inicial, la asistencia y el servicio de mantenimiento, cada proyecto abarca funciones como:

• Servicios de consultoría y desarrollo para el análisis, definición y establecimiento de estándares de documentos, así como especificaciones para archivos de aplicación y la correlación entre ambos.
• Desarrollo de mapeos para la conversión de archivos del sistema interno del cliente al formato deseado y viceversa.
• Integración y despliegue de mapeos del entorno de desarrollo al sistema
• Pruebas continuas entre los clientes y sus socios comerciales.
• Mantenimiento de mapeos y referencias cruzadas.