EDI – Electronic Data Interchange

Todo lo que necesita saber sobre el intercambio electrónico de datos

El intercambio electrónico de datos (EDI) entre empresas forma parte de toda estrategia de digitalización. Este sistema de intercambio permite que las empresas colaboradoras, los proveedores y los clientes, así como otros departamentos específicos, puedan digitalizar, automatizar y, por consiguiente, acelerar y mejorar los procesos de trabajo. Es interesante para las empresas de todos los tamaños indagar acerca del intercambio electrónico de datos y comprobar si es pertinente aplicar el sistema en la propia empresa.

¿Qué es EDI?

EDI, permite a las empresas transferir de forma estandarizada datos y documentos comerciales entre organizaciones, socios y empresas. Este procedimiento hace posible automatizar la transferencia de documentos, pedidos, facturas y otros datos y transmitirlos a los respectivos sistemas informáticos:

  • Los socios comerciales acuerdan el formato en el que se van a enviar los datos de un sistema a otro. En la práctica es el socio comercial con mayor poder de mercado el que define las reglas que deberán seguir luego sus socios comerciales.
  • El segundo paso es identificar y planificar los procesos de negocio que van a integrarse a la solución EDI.
  • Una vez implantada, el sistema EDI asegura en ambos extremos la conversión de los datos al formato adecuado, de manera que puedan leerse en las aplicaciones de cada una de las empresas.
  • En un sistema EDI pueden estar vinculados varios proveedores, o todos, lo que aumenta aún más las ventajas, al permitir digitalizar completamente los procesos de negocio.
  • El intercambio electrónico de datos simplifica la comunicación y el flujo de los procesos de negocio. El sistema EDI contribuye, además, a estructurar procesos automatizados a lo largo de la cadena de suministro.

¿Qué ventajas tiene el intercambio electrónico de datos?

Las ventajas principales del intercambio electrónico de datos radican precisamente en que se eliminan los inconvenientes de anticuados procesos basados en papel, beneficiándose los usuarios de la automatización de procesos modernos y digitales. Los sistemas EDI resultan tanto más útiles cuanto mayor es el número de proveedores conectados:

Se ahorra en recursos

  • Se automatizan total o parcialmente los procesos con un consiguiente ahorro de costos.
  • Se reducen los plazos de entrega de forma significativa, al eludir la entrada de datos manualmente.
  • Se aceleran las transferencias de datos y el envío de documentos, dado que los procesos se gestionan de forma electrónica y segura a través de Internet.
  • Es posible reducir el costo asociado al papel, la impresión, manipulación y envíos, ya que no es necesario imprimir y enviar las facturas. Este ahorro se produce igualmente en los demás datos dentro de una cadena de suministro.
  • Es posible responder de forma rápida y flexible a las solicitudes de clientes, puesto que los procesos correspondientes se integran automáticamente en los sistemas informáticos.
  • Se pueden activar de forma automática otros procesos de negocio, tales como el envío de mercancías o la comprobación de facturas.
  • Gracias a las ventajas obtenidas en el marco de un sistema EDI, los usuarios consiguen un ahorro de tiempo de trabajo.

Se evitan errores y se optimiza el proceso

  • Al vincular las entidades financieras, se consigue automatizar todo el proceso, desde la solicitud de compra hasta el pago (proceso purchase-to-pay). Con esto se consigue negociar mejores condiciones de pago y, además, se evitan errores.
  • Mediante el panel de control, los usuarios y la persona responsable puede obtener una visión global de los procesos de negocio. Se genera información suplementaria que ayuda al equipo de dirección a optimizar el ciclo de la empresa y de la cadena de suministro.
  • Mejora de manera significativa la eficiencia de los procesos, ya que los sistemas informáticos pueden intercambiar datos con mayor rapidez y sin errores.
  • Las transacciones entre empresas ganan gran celeridad, con todas las ventajas que ello conlleva, como pueden ser mayor rapidez en las entregas y los pagos.
  • Muchas fuentes de error pueden evitarse de partida, ya que se introducen menos datos manualmente en los sistemas informáticos.
  • Se pueden configurar reglas comerciales y funciones de alarma individuales para cada los distintos socios comerciales.

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¿Qué normas y formatos EDI existen?

El intercambio electrónico de datos existe desde hace apenas cincuenta años. En el transcurso del tiempo se han ido desarrollando diversos estándares. El formato predefinido y normalizado para el intercambio de datos suele basarse en el estándar EDIFACT, publicado y revisado periódicamente por la Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas (CEPE). Dentro de esta estructura existen numerosas normas específicas para cada sector, por ejemplo:

  • EANCOM (comercio).
  • ETIS (telecomunicaciones).
  • Odette (automóvil).
  • SWIFT o SEPA para la utilización por parte de bancos.
  • ANSI X.12 – Este formato lo utilizan normalmente empresas que interactúan con socios en los Estados Unidos.
  • TRADCOM, en el mercado británico.
  • También se usan cada vez más formatos basados en XML.

En el sitio web de la CEPE encontrará más información a este respecto

Mensajes típicos EDIFACT

Algunos ejemplos de mensajes típicos EDI son:

  • Órdenes de pedido (ORDERS).
  • Respuesta o confirmación de una orden de pedido (ORDRSP).
  • Albaranes (DESADV).
  • Catálogo de productos y precios (PRICAT).
  • Facturas (INVOIC).
  • Planificación de compra (DELFOR).
  • Detalles del transporte (IFTMIN).
  • Aviso de recepción de mercancías (RECADV).

Comparativa entre EDIFACT y ANSI X12

EDIFACT abreviatura

 

Sentido

ANSI X12 abreviatura

Sentido

DESADV

Despatch advice message /Notificación de envío

856

Ship Notice/Manifest

 

INVOIC

Invoice / Factura

810

Invoice

INVRPT

Inventory Report / Datos de inventario

846

Inventory Report

ORDERS

Orders /Asignación

850

Purchase Order/Bestellung

ORDRSP

Order Response / Confirmación del pedido

855

Purchase Order Acknowledgement

 

PRICAT

Price catalog / Lista de precios

832

Price, Sales Catalogue

SLSRPT

Sales Report / Notificación de venta

852

Product activity PAD report

¿Cómo se envían mensajes en sistema EDI?

Una pieza clave del intercambio electrónico de datos son los mensajes EDI mediante los cuales se envían los datos entre empresas y se importan a los respectivos sistemas informáticos. Son, por tanto, fundamentales dentro de un sistema EDI. Los mensajes se utilizan para intercambiar datos entre sistemas y empresas. Los mensajes del sistema EDI se estructuran conforme a las reglas del estándar EDI utilizado:

  • Los mensajes EDI contienen, en formato digital, datos relativos a un proceso de negocio.
  • Los datos del sistema de origen se convierten primero al formato EDI estandarizado y luego se envían.
  • Por ejemplo, un mensaje EDI puede consistir en datos del sistema ERP de un proveedor y transferirse al sistema ERP del cliente.
  • Paso a paso se van automatizando todos los procesos necesarios. No hay que introducir manualmente los datos en el sistema ERP de destino, lo que ahorra tiempo y dinero, evita errores y es mucho más rápido que otros métodos de transmisión de datos, sobre todo el papel.

Para que los datos del sistema ERP de origen sean compatibles con el formato del sistema ERP de destino, al configurar el sistema EDI se selecciona una configuración que convierte automáticamente los datos al formato EDI y luego al formato de destino. Esto permite la comunicación entre empresas sin que uno y otro sistema ERP tengan que ser compatibles. La comunicación se realiza mediante mensajes EDI en el formato EDI estandarizado.

En cuanto se recibe un mensaje EDI en el sistema ERP de destino, se pueden lanzar otros procesos de negocio, por ejemplo, una salida de mercancías o una comprobación de factura. Los procesos se automatizan completamente en pocos segundos o minutos:

  1. Envío del mensaje EDI desde el sistema de origen.
  2. Conversión de datos.
  3. Recepción del mensaje EDI.
  4. Conversión y procesamiento en el sistema de destino.
E l intercambio de datos se realiza a través de interfaces definidas.

¿Qué posibilidades hay para conectar el sistema EDI?

Hay distintas formas de implementar el sistema EDI en la empresa:

  1. Una posibilidad es adquirir una solución ya lista para el uso. El software EDI incluye los componentes necesarios para estructurar la solución EDI, incluido el control de procesos, convertidor y editores.
  2. Existe también la posibilidad de utilizar EDI en la nube, a modo de software como servicio (Saas). La implementación, en este caso, se realiza con gran rapidez. Las empresas reciben el asesoramiento y la asistencia de expertos en sistemas

Para elegir una u otra opción se discute con especialistas que se encargarán de asesorar durante las fases de planificación e implementación. En este sentido es importante considerar que la solución EDI irá creciendo con la empresa, por lo que ha de ser flexible para ir vinculando a nuevos socios en el futuro.

¿Cuánto cuesta un sistema EDI?

El costo de un sistema EDI depende de la variante que se decida utilizar. En el caso de un software bajo licencia se darán gastos iniciales de inversión y gastos anuales de mantenimiento. En cuanto a la opción basada en la nube, los gastos de operación son fundamentalmente mensuales.

EDI como software bajo licencia (in-house)

Para operar un sistema EDI internamente en la empresa se requieren varios productos:

  • El software EDI.
  • Un software para la comunicación.
  • Procedimientos para la transferencia de mensajes y datos EDI.
  • Un software para el mapeo y la conversión de datos.
  • Asesoramiento de expertos sobre configuración, funcionamiento, actualización de versiones, asistencia y mantenimiento.
  • Si se utiliza un middleware se necesita una infraestructura independiente para las cargas de trabajo y la comunicación.
  • Formación para los usuarios e informáticos encargados de mantener el sistema.

Sistema EDI en la nube, software como servicio

Cuando se implementa un sistema EDI en la variante de software como servicio se puede prescindir de infraestructura propia. El sistema EDI y de cadena de suministro basadas en la nube y listas para su uso permiten el intercambio rápido de documentos por vía electrónica. Los beneficios son evidentes:

  • Se ahorran gastos de equipo informático y licencias. Se reducen también los gastos de electricidad y explotación, gestión y mantenimiento del software EDI.
  • La solución de software como servicio le evita tener que hacer usted mismo las actualizaciones.
  • Si se integra EDI en tanto software como servicio, es muy fácil añadir en cualquier momento servicios y recursos adicionales desde la nube.
  • Cuando en una empresa no existe un equipo o técnicos informáticos especializados en EDI, la solución en la nube facilita la integración del intercambio electrónico de datos de forma más rápida y sencilla.

¿A qué empresas les conviene un sistema EDI?

En general, el sistema EDI tiene ventajas prácticamente para todas las empresas con relaciones comerciales e intercambio periódico de datos. Todas las empresas, de distintos sectores y tamaños, pueden beneficiarse de integrar un sistema EDI:

  • Un sistema EDI puede ser igualmente provechoso en el comercio minorista y en sectores tales como el del automotriz, fabricación, moda, la logística o alimentación
  • El elemento central son los datos que se intercambian entre clientes y proveedores.
  • En cadenas de suministro complejas, el sistema EDI se convierte en una herramienta especialmente valiosa, con ventajas y ahorro de gastos que pueden También aumenta de forma significativa la velocidad de los flujos de proceso.
  • Las cadenas minoristas obtienen un enorme beneficio del sistema EDI, ya que permite incluso a los proveedores más pequeños integrarse en el desarrollo de transacciones sin papel. No obstante, esto también es así para muchas otras empresas que trabajan con un gran número de Los sistemas EDI adquiere mayor valor a medida que se integran más proveedores y procesos.
  • El sistema EDI permite responder de forma rápida y flexible a la tendencia actual de conexión a sistemas de tiendas electrónica.

Sin duda, también los proveedores obtienen un beneficio con el uso de EDI, pues los procesos se realizan con mayor rapidez. Muchas veces, incluso pequeñas empresas tienen que recurrir a EDI, porque los grandes grupos ponen como condición para entablar o mantener una relación, el formar parte del sistema EDI.

Implementar sistema EDI con DiCentral: así funciona

La integración de un sistemaEDI se realiza en varias etapas. Antes de nada, se define de forma exhaustiva qué se quiere conseguir con un sistema EDI. El primer paso es planificar los requisitos necesarios para la implementación.

Planificar los procesos de negocio para la integración en EDI

Entre los primeros pasos que hay que realizar se incluye la identificación de socios con los que se va utilizar el sistema EDI. Aquí hay que tener en cuenta la conexión de compras y ventas a través de diferentes procesos.

Se decide posteriormente el tipo de mensajes necesarios. Se identifican y describen de forma pormenorizada los procesos e socios.

Se expone por escrito el alcance del intercambio de datos vía EDI. En el marco de esta planificación se establecen varios puntos:

  • Los procesos de negocio y los tipos de mensaje.
  • El formato de intercambio.
  • La estructura del mensaje en términos de contenido (descripción de registro).
  • Campos obligatorios y opcionales: datos que deben transmitirse obligatoriamente o con carácter opcional.
  • Canales de comunicación que se van a utilizar.

Elegir la solución adecuada

El siguiente paso es decidir qué solución se va a utilizar: un software bajo licencia (solución in-house) o software como servicio en la nube (SaaS) mediante suscripción mensual.

Introducir el sistema EDI en la empresa

Una vez decidida la solución más adecuada, el siguiente paso será introducir el sistema EDI y vincular los procesos de negocio. En esta etapa se establecen los mapeos y se clarifican los demás detalles.

Bild1

Iniciar

  • En la primera fase, DiCentral prepara un documento de inicio de proyecto y un plan de proyecto

Bild2

Definir

  • Luego, definimos qué proveedores y socios deben estar conectados al sistema EDI a través de varios interfaces.

Bild3

Ejecutar

  • Una vez que la definición este clara, creamos un entorno de prueba y configuramos las primeras asignaciones.

Bild4

Aceptar

  • Durante la fase de prueba, verifica si el sistema EDI se puede implementar en su empresa. También determina qué proveedores y socios pueden conectarse. Luego, DiCentral se pone en contacto con los proveedores y socios para evaluar los resultados de la prueba.

Bild5

Lanzar

  • Luego, el sistema EDI se implementa en su empresa. Su red, proveedores y socios están conectados a DiCentral.

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Ventajas EDI:

  • EDI como servicio gestionado (en la nube).
  • Asistencia 24/7 (en alemán e inglés).
  • Tableros de control en una interfaz web.
  • Notificaciones en tiempo real en el smartphone o la tablet para eventos definidos.
  • Gestión de la cadena de suministro.
  • Integración de EDI con los sistemas ERP, eCommerce, y applicaciones.

Nuestra solución ha sido concebida para el éxito de su negocio y evoluciona en función de sus propias necesidades. 

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