Alles, was Sie über den elektronischen Datenaustausch wissen müssen
Elektronischer Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) zwischen Unternehmen ist ein Bestandteil der Digitalisierungs-Strategie in Unternehmen. Mit EDI können Partner-Unternehmen, Lieferanten und Kunden, aber auch spezielle Abteilungen, Arbeitsabläufe digitalisieren, automatisieren und damit beschleunigen und verbessern. Es lohnt sich für Unternehmen aller Größenordnungen, die Möglichkeiten von EDI zu untersuchen und zu prüfen, ob EDI im eigenen Unternehmen sinnvoll einsetzbar ist.
Mit elektronischem Datenaustausch können Unternehmen standardisiert Geschäftsdaten und -Dokumente zwischen Organisationen, Partnern und Unternehmen übertragen. Über diesen Weg werden Dokumente, Bestellungen, Rechnungen und andere Daten automatisiert zwischen den Partnern übertragen und in die jeweiligen IT-Systeme übermittelt:
Die Benefits beim elektronischen Datenaustausch bestehen vor allem darin, dass die Nachteile von veralteten, papierbasierten Abläufen in Unternehmen wegfallen und Anwender stattdessen von einer modernen, digitalen Prozessautomatisierung profitieren. Je mehr Lieferanten angebunden werden, umso mehr lohnt sich der Einsatz einer EDI-Lösung
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EDI gibt es tatsächlich bereits seit knapp 50 Jahren. Im Laufe der Zeit wurden verschiedene Standards entwickelt. Das vordefinierte, genormte Datenaustauschformat basiert in der Regel auf dem EDIFACT-Standard, der von der Wirtschaftskommission für Europa der Vereinten Nationen (United Nations Economic Commission for Europe, kurz UNECE) publiziert wurde und regelmäßig überarbeitet wird. Innerhalb dieser Struktur existieren zahlreiche branchenspezifische Standards, zum Beispiel:
Mehr Informationen hierzu sind auch auf der Internetseite der UNECE zu finden.
Folgende Nachrichtentypen sind häufig im Einsatz:
EDIFACT Abkürzung |
Bedeutung |
ANSI X12 Abkürzung |
Bedeutung |
DESADV |
Despatch advice message / Lieferavis |
856 |
Ship Notice/Manifest
|
INVOIC |
Invoice / Rechnung |
810 |
Invoice |
INVRPT |
Inventory Report / Bestandsdaten |
846 |
Inventory Report |
ORDERS |
Orders / Auftragsbestätigung |
850 |
Purchase Order/Bestellung |
ORDRSP |
Order Response / Auftragsbestätigung |
855 |
Purchase Order Acknowledgement
|
PRICAT |
Price catalog / Preisliste Katalogdaten |
832 |
Price, Sales Catalogue |
SLSRPT |
Sales Report / Abverkaufmeldungen |
852 |
Product activity PAD report |
Eine wichtige Basis beim elektronischen Datenaustausch sind die EDI-Nachrichten, mit denen die Daten zwischen den Unternehmen versendet und in die jeweiligen IT-Systeme importiert werden. EDI-Nachrichten sind damit ein wichtiger, grundlegender Bestandteil eines EDI-Systems. Über die Nachrichten werden die Daten zwischen den Systemen und Unternehmen ausgetauscht. Die Nachrichten im EDI-System sind nach den Vorschriften des verwendeten EDI-Standards aufgebaut:
Damit die Daten aus dem Quell-ERP-System mit dem Format des Ziel-ERP-Systems kompatibel sind, wird beim Einrichten des EDI-Systems eine Konfigurierung gewählt, die zukünftig die Daten automatisiert in das EDI-Format und dann in das Ziel-Format konvertiert. Das ermöglicht eine Kommunikation zwischen Geschäftspartnern, ohne dass die ERP-Systeme miteinander kompatibel sein müssen. Die Kommunikation läuft über das System mit EDI-Nachrichten im standardisierten EDI-Format.
Sobald die EDI-Nachricht im Ziel-ERP-System eingegangen ist, können weitere Geschäftsprozesse angestoßen werden, zum Beispiel das Auslösen einer Warenlieferung oder das Durchführen einer Rechnungsprüfung. Die Vorgänge dabei lassen sich in wenigen Sekunden oder Minuten vollständig automatisiert durchführen:
Der Austausch der Daten erfolgt über definierte Schnittstellen.
EDI kann über verschiedene Wege im Unternehmen eingebunden werden:
Welches System am besten für ein Unternehmen geeignet ist, sollte mit Experten geklärt werden, die bei der Planung und Umsetzung unterstützend zur Seite stehen. Wichtig ist, dass die EDI-Lösung mit dem Unternehmen mitwachsen kann und flexibel genug ist, künftig weitere Partner an das System anbinden zu können.
Die Kosten einer EDI-Lösung hängen davon ab, welche Variante eines Systems genutzt werden soll. Entscheidet man sich für eine Lizenzsoftware fallen anfängliche Investitionskosten und jährliche Wartungsgebühren an. Bei einer cloudbasierten Variante fallen hauptsächlich monatliche Kosten für den Betrieb an.
Generell benötigen Unternehmen verschiedene Produkte, um Inhouse ein EDI-System zu betreiben:
Wird die EDI-Lösung als Software-as-a-Service-Implementation (SaaS) durchgeführt, muss keine eigene Infrastruktur aufgebaut werden. Mit gebrauchsfertigen, cloudbasierten EDI- und Supply-Chain-Lösungen werden Unternehmen schnell in die Lage versetzt, wichtige Geschäftsdokumente elektronisch mit Geschäftspartnern auszutauschen. Die Vorteile sind offensichtlich:
Von EDI-Lösungen profitieren generell nahezu alle Unternehmen, die mit anderen Unternehmen in Handelsbeziehungen stehen und regelmäßig Daten austauschen müssen. Organisationen verschiedener Branchen und Größen können von der EDI-Einbindung profitieren:
Lieferanten profitieren durch den Einsatz von EDI natürlich ebenfalls von den schnelleren Abläufen. In vielen Fällen müssen auch kleine Unternehmen auf EDI setzen, da große Konzerne die EDI-Integration schlichtweg als Bedingung für den Aufbau oder die Weiterführung einer Geschäftsbeziehung voraussetzen.
Die Einbindung einer EDI-Lösung erfolgt in mehreren Schritten. Hier sollte zunächst umfassend definiert werden, was die EDI-Lösung leisten muss. Der erste Schritt ist das Planen der Anforderungen an die EDI-Lösung.
Zu den first steps gehört das Identifizieren der Geschäftspartner, mit denen die EDI-Lösung umgesetzt werden soll. Hierbei ist auch auf die Anbindung des Einkaufs und Verkaufs über unterschiedliche Prozesse zu achten.
Im Anschluss wird geklärt, welche Nachrichtentypen benötigt werden. Alle Handelsprozesse und
Kommunikationspartner werden umfassend und ausführlich ermittelt und skizziert.
In diesem Zusammenhang wird schriftlich geklärt, welchen Umfang der Datenaustausch über EDI haben soll. Im Rahmen dieser Planung werden verschiedene Punkte festgehalten:
Der nächste Schritt besteht darin, festzulegen, welche Lösung genutzt werden soll. Die Wahl besteht zwischen der Lizensierung einer Software (OnPremises) mit eigener Infrastruktur oder die Entscheidung für eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung im monatlichen Abonnement.
Nach der Entscheidung für die passende Variante, besteht der nächste Schritt darin, das EDI-System einzuführen und die Geschäftsprozesse anzubinden. Hierbei werden auch die Mappings und weitere Details erstellt und final geklärt.
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