EDI – Electronic Data Interchange

Elektronischer Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) zwischen Unternehmen ist ein Bestandteil der Digitalisierungs-Strategie in Unternehmen. Mit EDI können Partner-Unternehmen, Lieferanten und Kunden, aber auch spezielle Abteilungen, Arbeitsabläufe digitalisieren, automatisieren und damit beschleunigen und verbessern. Es lohnt sich für Unternehmen aller Größenordnungen, die Möglichkeiten von EDI zu untersuchen und zu prüfen, ob EDI im eigenen Unternehmen sinnvoll einsetzbar ist.

Was ist EDI?

Mit elektronischem Datenaustausch können Unternehmen standardisiert Geschäftsdaten und -Dokumente zwischen Organisationen, Partnern und Unternehmen übertragen. Über diesen Weg werden Dokumente, Bestellungen, Rechnungen und andere Daten automatisiert zwischen den Partnern übertragen und in die jeweiligen IT-Systeme übermittelt:

• Dabei einigen sich die Geschäftspartner auf ein Format, mit dem sie die Daten zwischen den beteiligten Systemen versenden. In der Praxis gilt: Der Geschäftspartner mit der größeren Marktmacht legt die Regeln für den Austausch fest, an die sich seine Geschäftspartner zu halten haben.
• Anschließend werden die Geschäftsprozesse identifiziert und geplant, die in die EDI-Lösung eingebunden werden sollen.
• EDI sorgt nach der Einführung im Unternehmen auf beiden Seiten dafür, dass die Daten in das jeweilig passende Format konvertiert und in den eigenen Anwendungen lesbar sind.
• In ein EDI-System können mehrere oder alle Lieferanten eingebunden werden – was den Nutzen weiter erhöht, da dadurch komplette Geschäftsprozesse vollständig digitalisiert werden können.
• Elektronischer Datenaustausch vereinfacht die Kommunikation und den Ablauf von Geschäftsprozessen. Zusätzlich unterstützt EDI bei der Einrichtung von automatisierten Prozessen in Lieferketten, sogenannten Supply Chains.

Welche Vorteile hat der elektronische Datenaustausch?

Die Benefits beim elektronischen Datenaustausch bestehen vor allem darin, dass die Nachteile von veralteten, papierbasierten Abläufen in Unternehmen wegfallen und Anwender stattdessen von einer modernen, digitalen Prozessautomatisierung profitieren. Je mehr Lieferanten angebunden werden, umso mehr lohnt sich der Einsatz einer EDI-Lösung

Einsparung von Ressourcen

• Prozesse lassen sich kostensparend zum Teil oder komplett automatisieren.
• Lieferzeiten werden deutlich reduziert, da die analoge Abarbeitung von Abläufen vermieden wird.
• Datenübermittlungen und das Senden von Dokumenten werden beschleunigt, da alle Vorgänge elektronisch und sicher über das Internet abgewickelt werden.
• Papier-, Druck-, Handlings- und Portokosten lassen sich ebenfalls reduzieren, denn Rechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt und versendet werden. Das gilt auch für alle anderen Daten im Rahmen einer Lieferkette.
• Auf Kunden- und Lieferantenanforderungen kann schnell und flexibel reagiert werden, da die entsprechenden Vorgänge automatisiert in die IT-Systeme eingebunden werden.
• Weitere Geschäftsprozesse lassen sich automatisiert auslösen, wie etwa der Versand von Waren oder das Prüfen von Rechnungen.
• Durch die erzielbaren Vorteile im Rahmen einer EDI-Lösung wird Arbeitszeit der Anwender eingespart.

Vermeidung von Fehlern und Prozessoptimierung

• Durch die Anbindung der Finanzinstitute lassen sich Procure-to-Pay-Prozesse komplett automatisieren. Das ermöglicht das Aushandeln von besseren Zahlungsbedingungen. Außerdem werden dadurch Zahlungsfehler vermieden.
• Dashboards ermöglichen Anwendern und Verantwortlichen einen umfassenden Überblick zu Geschäftsvorgängen. Es ergeben sich zusätzliche Informationen für das Management zum Optimieren der Unternehmensabläufe und der Supply Chain.
• Die Effizienz von Abläufen wird deutlich verbessert, da IT-Systeme den Datenaustausch schneller und fehlerfreier durchführen können.
• Transaktionen zwischen Unternehmen werden enorm beschleunigt – mit allen damit verbundenen Vorteilen, wie schnellerer Lieferung und Bezahlung.
• Viele Fehlerquellen können von vornherein vermieden werden, weil weniger Daten manuell in IT-Systeme eingegeben werden müssen.
• Für jeden Handelspartner können individuelle Geschäftsregeln und Alarmfunktionen eingestellt werden.

Welche EDI-Standards und -Formate gibt es?

EDI gibt es tatsächlich bereits seit knapp 50 Jahren. Im Laufe der Zeit wurden verschiedene Standards entwickelt. Das vordefinierte, genormte Datenaustauschformat basiert in der Regel auf dem EDIFACT-Standard, der von der Wirtschaftskommission für Europa der Vereinten Nationen (United Nations Economic Commission for Europe, kurz UNECE) publiziert wurde und regelmäßig überarbeitet wird. Innerhalb dieser Struktur existieren zahlreiche branchenspezifische Standards, zum Beispiel:

• EANCOM (Handel),
• ETIS (Telekommunikation),
• Odette (Automotive)
• SWIFT oder SEPA bei der Nutzung durch Banken
• ANSI X.12 – häufig verwendet von Unternehmen, die Nachrichten mit Partnern aus den USA austauschen
• TRADACOM, ENACOM wird in Großbritannien eingesetzt 
• Zunehmend werden auch XML-basierte Formate genutzt

Mehr Informationen hierzu sind auch auf der Internetseite der UNECE zu finden.

Typische EDIFACT Nachrichten

Folgende Nachrichtentypen sind häufig im Einsatz:

• Bestellung (purchase order message, ORDERS)
• Bestellbestätigungen (ORDRSP)
• Lieferscheine (despatch advice message,DESADV),
• Preislisten (price catalogue message, PRICAT)
• Rechnungen (invoice message, INVOIC)
• Lieferabruf (delivery forecast, DELFOR)
• Transport- / Speditionsauftrag (instructions of transport, IFTMIN)
• Wareneingangsmeldung (receipt advice, RECADV)

Gegenüberstellung von EDIFACT und ANSI X12

Wie läuft der Versand einer EDI-Nachricht ab?

Eine wichtige Basis beim elektronischen Datenaustausch sind die EDI-Nachrichten, mit denen die Daten zwischen den Unternehmen versendet und in die jeweiligen IT-Systeme importiert werden. EDI-Nachrichten sind damit ein wichtiger, grundlegender Bestandteil eines EDI-Systems. Über die Nachrichten werden die Daten zwischen den Systemen und Unternehmen ausgetauscht. Die Nachrichten im EDI-System sind nach den Vorschriften des verwendeten EDI-Standards aufgebaut:

• Eine EDI-Nachricht enthält Daten eines Geschäftsprozesses als digitales Format.
• Dabei werden die Daten aus dem Quellsystem in das standardisierte EDI-Format der Geschäftspartner konvertiert und danach versendet.
• Die EDI-Nachricht besteht zum Beispiel aus Daten des ERP-Systems eines Lieferanten und wird in das ERP-System des Kunden übertragen.
• Bei dem Vorgang werden alle notwendigen Prozesse automatisiert. Es ist keine manuelle Erfassung der Daten im Ziel-ERP-System notwendig. Das spart Zeit und Kosten, vermeidet Fehler und geht sehr viel schneller als bei anderen Übertragungswegen, vor allem mit Papier.

Damit die Daten aus dem Quell-ERP-System mit dem Format des Ziel-ERP-Systems kompatibel sind, wird beim Einrichten des EDI-Systems eine Konfigurierung gewählt, die zukünftig die Daten automatisiert in das EDI-Format und dann in das Ziel-Format konvertiert. Das ermöglicht eine Kommunikation zwischen Geschäftspartnern, ohne dass die ERP-Systeme miteinander kompatibel sein müssen. Die Kommunikation läuft über das System mit EDI-Nachrichten im standardisierten EDI-Format.

Sobald die EDI-Nachricht im Ziel-ERP-System eingegangen ist, können weitere Geschäftsprozesse angestoßen werden, zum Beispiel das Auslösen einer Warenlieferung oder das Durchführen einer Rechnungsprüfung. Die Vorgänge dabei lassen sich in wenigen Sekunden oder Minuten vollständig automatisiert durchführen:

1. Versand der EDI-Nachricht aus dem Quellsystem
2. Konvertierung der Daten
3. Empfang der EDI-Nachricht
4. Konvertierung und Verarbeitung in das Zielsystem.

Der Austausch der Daten erfolgt über definierte Schnittstellen.

Was kostet EDI?

Die Kosten einer EDI-Lösung hängen davon ab, welche Variante eines Systems genutzt werden soll. Entscheidet man sich für eine Lizenzsoftware fallen anfängliche Investitionskosten und jährliche Wartungsgebühren an. Bei einer cloudbasierten Variante fallen hauptsächlich monatliche Kosten für den Betrieb an.

EDI als Lizenzsoftware (OnPremises)

Generell benötigen Unternehmen verschiedene Produkte, um Inhouse ein EDI-System zu betreiben:

• Eine EDI-Software
• Eine Software zur Kommunikation
• Übertragungsverfahren für EDI-Nachrichten und -Daten
• Eine Software für das Mapping und Konvertieren
• Beratung durch Experten hinsichtlich Einrichtung, Betrieb, Upgrades, Support und Wartung
• Beim Einsatz einer Middleware muss eine eigene Infrastruktur für die Workloads und Kommunikation aufgebaut werden
• Fortbildung für Anwender und IT-Experten, die das System warten sollen.

Cloudbasiertes EDI als Software-as-a-Service

Wird die EDI-Lösung als Software-as-a-Service-Implementation (SaaS) durchgeführt, muss keine eigene Infrastruktur aufgebaut werden. Mit gebrauchsfertigen, cloudbasierten EDI- und Supply-Chain-Lösungen werden Unternehmen schnell in die Lage versetzt, wichtige Geschäftsdokumente elektronisch mit Geschäftspartnern auszutauschen. Die Vorteile sind offensichtlich:

• Kosten für Hardware und Lizenzen können eingespart werden. Vor diesem Hintergrund entfallen auch Stromkosten und Ausgaben für den Betrieb, die Verwaltung und die Wartung der EDI-Software.
• Upgrades müssen bei einer Software-as-a-Service-Lösung nicht selbst durchgeführt werden.
• Durch die Einbindung von EDI über SaaS lassen sich auch andere Dienste und Ressourcen aus der Cloud jederzeit sehr unkompliziert hinzufügen.
• Gibt es im eigenen Unternehmen keine versierten EDI-Nutzer oder IT-Spezialisten, die sich mit EDI gut auskennen, kann eine Cloud-Lösung dabei helfen, den elektronischen Datenaustausch schneller und einfacher zu integrieren.

Für wen eignet sich eine EDI-Lösung?

Von EDI-Lösungen profitieren generell nahezu alle Unternehmen, die mit anderen Unternehmen in Handelsbeziehungen stehen und regelmäßig Daten austauschen müssen. Organisationen verschiedener Branchen und Größen können von der EDI-Einbindung profitieren:

• Im Einzelhandel kann EDI genauso hilfreich sein wie beispielsweise in Industrien, etwa in der Automobil- oder Telekommunikationsindustrie, in der Logistik oder im Energiebereich.
• Im Fokus stehen die Daten, die zwischen Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden müssen.
• In komplexen Supply Chains ist ein EDI-System besonders wertvoll, denn hier können sich die Vorteile und Kosteneinsparungen sogar vervielfachen. Die Geschwindigkeit der Prozessabläufe erhöht sich ebenfalls deutlich.
• Handelsketten profitieren enorm von EDI, da hier auch sehr kleine Lieferanten in die papierlose Vorgangsabwicklung integriert werden können. Das gilt aber auch für andere Branchen, die mit zahlreichen Lieferanten arbeiten. Je mehr Lieferanten und Vorgänge in ein EDI-System integriert werden, umso mehr lohnt sich ein solches System.
• Dem aktuellen Trend der Anbindung an E-Commerce Shopsysteme kann man mit EDI schnell und flexibel gerecht werden.

EDI Einführen mit DiCentral: So gehen wir vor

Die Einbindung einer EDI-Lösung erfolgt in mehreren Schritten. Hier sollte zunächst umfassend definiert werden, was die EDI-Lösung leisten muss. Der erste Schritt ist das Planen der Anforderungen an die EDI-Lösung.

Geschäftsprozesse für die Einbindung in EDI planen

Zu den first steps gehört das Identifizieren der Geschäftspartner, mit denen die EDI-Lösung umgesetzt werden soll. Hierbei ist auch auf die Anbindung des Einkaufs und Verkaufs über unterschiedliche Prozesse zu achten.

Im Anschluss wird geklärt, welche Nachrichtentypen benötigt werden. Alle Handelsprozesse und

Kommunikationspartner werden umfassend und ausführlich ermittelt und skizziert.
In diesem Zusammenhang wird schriftlich geklärt, welchen Umfang der Datenaustausch über EDI haben soll. Im Rahmen dieser Planung werden verschiedene Punkte festgehalten:

• Geschäftsprozesse und Nachrichtentypen
• Das Austauschformat
• Die inhaltliche Nachrichtenstruktur (Satzbeschreibung)
• Muss- und Kann-Felder: Informationen, die übertragen werden müssen, und Informationen, die übertragen werden können
• Für die Nutzung erforderliche Kommunikationswege

Die passende Lösung wählen

Der nächste Schritt besteht darin, festzulegen, welche Lösung genutzt werden soll. Die Wahl besteht zwischen der Lizensierung einer Software (OnPremises) mit eigener Infrastruktur oder die Entscheidung für eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung im monatlichen Abonnement.

Einführung von EDI im Unternehmen

Nach der Entscheidung für die passende Variante, besteht der nächste Schritt darin, das EDI-System einzuführen und die Geschäftsprozesse anzubinden. Hierbei werden auch die Mappings und weitere Details erstellt und final geklärt.

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