Höchste Effizienz für das Rechnungswesen
Elektronische Rechnungen ermöglichen das papierlose Versenden von Rechnungen zwischen Kunden und Lieferanten. Beim Empfang von Rechnungen kann der Prozess der Rechnungsprüfung digitalisiert werden. Das bedeutet, dass sich Rechnungen schneller und fehlerfreier prüfen lassen.
TrueCommerce DiCentral bietet Ihnen Fullservice on Demand für Ihre elektronischen Rechnungen: Empfang – Freigabe – Versand – Archivierung. Wir helfen Ihnen, Ihre papierbasierten Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf elektronischen Empfang bzw. Versand umzustellen und diese gesetzeskonform zu archivieren.
Damit ein Mitarbeiter nach dem Rechnungsempfang eine Rechnung zur Bezahlung freigeben kann, braucht er nicht nur die Rechnung selbst. Auch wenn diese in digitaler Form vorliegt, sind weitere Dokumente notwendig, um eine Rechnung auf solider Wissensbasis freizugeben. Für die Freigabe von Rechnungen werden etwa die dazugehörigen Verträge, Leistungsbeschreibungen, Lieferscheine und Bestellanforderungen benötigt. Bei einer E-Rechnung sind all diese Daten elektronisch erfasst und bieten dadurch eine umfassende Wissensgrundlage für die Mitarbeiter, die Rechnungen freigeben müssen.
Kommt es zu Reklamationen, ist es in papierbasierten Betrieben sehr schwer, alle notwendigen Fakten zusammenzutragen, da diese in Papierform vorliegen. Es ist dann kaum nachvollziehbar, in welchem Ordner oder auf welchem Schreibtisch sich die Dokumente des aktuellen Vorgangs jeweils befinden. Das jedoch kann beim Einsatz von E-Rechnung nicht passieren.
Bei einer elektronischen Rechnung, auch E-Rechnung genannt, handelt es sich um ein digitales Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung auf Papier hat. Der Unterschied beim Einsatz von elektronischen Rechnungen im Vergleich zu papierbasierten Rechnungen ist der Versand.
Das Ziel von E-Rechnungen ist die Vereinfachung, Beschleunigung und Automatisierung von Vorgängen im Rechnungswesen. Durch die Einführung von E-Rechnungen werden die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, aber auch die Verarbeitung von Rechnungen vollständig automatisiert.
Unternehmen können Zeit und Geld sparen, indem sie Rechnungen nicht teuer ausdrucken, kuvertieren, frankieren und verschicken, sondern elektronisch versenden. Dies ermöglicht gleichzeitig die elektronische Rechnungsprüfung beim Rechnungsempfänger.
Neben dem Rückgang des kostenintensiven Verbrauchs von Büromaterial, sparen Betriebe auch deutlich Arbeitszeit ein, wenn sie Rechnungen elektronisch versenden. Es gibt aber eine Vielzahl weiterer Vorteile:
Die Einsparung von Ressourcen und Arbeitszeit sowie die Verbesserungen bei Umwelt- und Klimaschutz werden durch verschiedene Studien belegt:
Gleichermaßen ergeben sich für Rechnungsempfänger und Rechnungsversender Vorteile durch die Verwendung elektronischer Rechnungen. Wer E-Rechnungen empfängt, profitiert von der verbesserten und schnelleren Verarbeitung:
Darüber hinaus erleichtern E-Rechnungen die Kontrolle und Datenweitergabe an interne Systeme:
Sie möchten per EDI mit einem oder mehreren Kunden bzw. Lieferanten schnell und unkompliziert Geschäftsnachrichten austauschen? Wir versetzen Sie in kürzester Zeit in die Lage, EDI-Nachrichten mit Ihrem Handelspartner der Wahl per EDI auszutauschen.
Bei der Verwendung von E-Rechnungen müssen Unternehmen einige gesetzliche Vorschriften beachten. Diese gelten für die Art der Rechnungsstellung, aber auch für die Archivierung:
Damit eine E-Rechnung anerkannt wird und ein Unternehmen zum Beispiel die Vorsteuer geltend machen kann, gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten. Elektronische Rechnungen enthalten identische Informationen zu denen auf herkömmlichen Papierrechnungen. Alle Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen bei E-Rechnungen genauso vorhanden sein wie bei Rechnungen auf Papier:
Genau wie bei Papierrechnungen ist es zudem erforderlich, elektronische Rechnungen aufzubewahren und zu archivieren.
Damit der von Ihnen ausgewählte Anbieter die E-Rechnung an ihre Buchhaltungssysteme erfolgreich anbinden kann, müssen die ersten beiden Punkte vorab durchgeführt werden:
Alle Lieferanten für öffentliche Auftraggeber des Bundes sind ab dem 27.11.2020 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen. Ausnahmen sind in geringem Umfang möglich, wie beispielsweise bei Direktaufträgen unter der Bagatellgrenze von 1.000 Euro. Die Umsetzung der Bundesländer erfolgt spätestens mit der Frist im April 2021.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog sowie in unserem Webinar.
Webinar ansehenIn Deutschland herrschen folgende Formate für die E-Rechnung vor.
ZUGFeRD (=Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen und wird seit 25.06.2017 allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt.
ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per E-Mail zu übermitteln. Durch PDF/A-3 wird die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt. Die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.
Die EN 16931 ist eine einheitliche Norm zur Definition eines einheitlichen Austauschformates von elektronischen Rechnungen. Die Norm regelt, wie eine elektronische Rechnung länderübergreifend auszusehen hat. Sie definiert außerdem die wichtigsten Begrifflichkeiten zur elektronischen Rechnung. Die Norm ist aber lediglich als Kernrechnung zu betrachten. Ihre Vorgaben müssen von jedem Land berücksichtigt werden, darüber hinaus hat jedoch jedes Land noch spezifische Erweiterungen und Anforderungen.
Das deutsche Pendant zur EN 16931 stellt die XRechnung dar. Die XRechnung basiert auf dem XML-Format. Mit dem Standard XRechnung werden in Deutschland die europäischen Vorgaben für die enthaltenen Daten in einer elektronischen Rechnung umgesetzt.
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist eine durch die EU geführte Organisation, welche ein gemeinschaftliches System für den elektronischen Handel und elektronische Dokumente zwischen Unternehmen in den EU-Staaten vorbereitet.
Das PEPPOL-Netzwerk verbindet die Nachrichtenvermittler. Unternehmen können hiermit ein elektronisches Dokument an einen Empfänger senden, unabhängig davon, welchen Nachrichtenvermittler das Unternehmen nutzt.
In Deutschland haben sich verschiedene Unternehmen und Organisationen im „Verband elektronische Rechnung (VeR)“ zusammengeschlossen, unter anderem auch die Datev eG. TrueCommerce DiCentral ist aktives Mitglied im VeR.
Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland.
Die Einführung von E-Rechnungen im Unternehmen kann auf mehreren Wegen erfolgen. Bei der spezifischen Umstellung des Rechnungswesens von papierbasierten zu elektronischen Rechnungen hilft Ihnen TrueCommerce DiCentral bei jedem einzelnen notwendigen Projektschritt:
In der ersten Phase erstellt TrueCommerce DiCentral ein Dokument für die Projekt-Initiierung sowie einen Projektplan.
Anschließend wird definiert, welche Rechnungsprozesse digitalisiert werden sollen.
Sobald die Prozesse feststehen, wird eine Testumgebung aufgebaut.
Über die Testphase können Sie sicherstellen, dass die E-Rechnungslösung im Unternehmen eingeführt werden kann. An dieser Stelle sollte auch die Einwilligung der Kunden eingeholt werden.
Im Anschluss wird die EDI-Lösung bei Ihnen eingeführt. Ab diesem Zeitpunkt können Sie nunmehr schnell und einfach elektronische Rechnungen mit Ihren Kunden austauschen.
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