E-Rechnung

Elektronische Rechnungen ermöglichen das papierlose Versenden von Rechnungen zwischen Kunden und Lieferanten. Beim Empfang von Rechnungen kann der Prozess der Rechnungsprüfung digitalisiert werden. Das bedeutet, dass sich Rechnungen schneller und fehlerfreier prüfen lassen.

DiCentral bietet Ihnen Fullservice on Demand für Ihre elektronischen Rechnungen: Empfang – Freigabe – Versand – Archivierung. Wir helfen Ihnen, Ihre papierbasierten Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf elektronischen Empfang bzw. Versand umzustellen und diese gesetzeskonform zu archivieren.

Damit ein Mitarbeiter nach dem Rechnungsempfang eine Rechnung zur Bezahlung freigeben kann, braucht er nicht nur die Rechnung selbst. Auch wenn diese in digitaler Form vorliegt, sind weitere Dokumente notwendig, um eine Rechnung auf solider Wissensbasis freizugeben. Für die Freigabe von Rechnungen werden etwa die dazugehörigen Verträge, Leistungsbeschreibungen, Lieferscheine und Bestellanforderungen benötigt. Bei einer E-Rechnung sind all diese Daten elektronisch erfasst und bieten dadurch eine umfassende Wissensgrundlage für die Mitarbeiter, die Rechnungen freigeben müssen.

Kommt es zu Reklamationen, ist es in papierbasierten Betrieben sehr schwer, alle notwendigen Fakten zusammenzutragen, da diese in Papierform vorliegen. Es ist dann kaum nachvollziehbar, in welchem Ordner oder auf welchem Schreibtisch sich die Dokumente des aktuellen Vorgangs jeweils befinden. Das jedoch kann beim Einsatz von E-Rechnung nicht passieren.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Bei einer elektronischen Rechnung, auch E-Rechnung genannt, handelt es sich um ein digitales Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung auf Papier hat. Der Unterschied beim Einsatz von elektronischen Rechnungen im Vergleich zu papierbasierten Rechnungen ist der Versand.

Das Ziel von E-Rechnungen ist die Vereinfachung, Beschleunigung und Automatisierung von Vorgängen im Rechnungswesen. Durch die Einführung von E-Rechnungen werden die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, aber auch die Verarbeitung von Rechnungen vollständig automatisiert.

Unternehmen können Zeit und Geld sparen, indem sie Rechnungen nicht teuer ausdrucken, kuvertieren, frankieren und verschicken, sondern elektronisch versenden. Dies ermöglicht gleichzeitig die elektronische Rechnungsprüfung beim Rechnungsempfänger.

Was sind die Vorteile von elektronischen Rechnungen?

Neben dem Rückgang des kostenintensiven Verbrauchs von Büromaterial, sparen Betriebe auch deutlich Arbeitszeit ein, wenn sie Rechnungen elektronisch versenden. Es gibt aber eine Vielzahl weiterer Vorteile:

• Rechnungen gehen schneller beim Empfänger ein, der wiederum schneller bezahlt, weil er seine sachliche Rechnungsprüfung komplett digitalisieren kann.
• Die Liquidität wird erhöht und Mahnungen werden vermieden.
• Fehler werden vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden.
• Die CO2-Bilanz von Unternehmen, die auf E-Rechnungen setzen, fällt deutlich besser aus, was schlussendlich auch einen Marketing-Vorteil und ein verbessertes Firmenimage bedeutet.

Studien belegen den Nutzen von elektronischen Dokumenten

Die Einsparung von Ressourcen und Arbeitszeit sowie die Verbesserungen bei Umwelt- und Klimaschutz werden durch verschiedene Studien belegt:

• Eine Studie des Forschungs- und Beratungsunternehmens Gartner zeigt auf, dass Unternehmen zwischen einem und drei Prozent ihres Umsatzes zum Drucken von Dokumenten ausgeben.
• IDC hat eine Studie veröffentlicht, aus der hervorgeht, wie viel Produktivität einem Unternehmen verloren geht, wenn sich Mitarbeiter mit Papierdokumenten und damit auch Papierrechnungen auseinandersetzen müssen.
• Wie sich die Verwendung von elektronischen Dokumenten auf die Einführung von E-Rechnungen auswirkt, zeigt eine Studie von Ardent Partners. Die Analyse kommt zu dem Ergebnis, dass sich die Gesamtkosten der Rechnungsverarbeitung um über 80 Prozent reduzieren lassen, wenn die Prozesse dahinter digital optimiert werden.
• Nach einer Studie der Helsinki-Aalto University School of Business lässt sich die Umlaufzeit von Rechnungen zwischen Eingang und Zahlung im Durchschnitt um zwei Tage verringern, sobald auf E-Rechnungen gesetzt wird.
• Eine Erhebung von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung mit fast 20 Euro zu Buche schlägt. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil.

Rechnungsempfänger profitieren von E-Rechnungen ebenfalls deutlich

Gleichermaßen ergeben sich für Rechnungsempfänger und Rechnungsversender Vorteile durch die Verwendung elektronischer Rechnungen. Wer E-Rechnungen empfängt, profitiert von der verbesserten und schnelleren Verarbeitung:

• Um eingehende Rechnungen zeitnaher begleichen zu können, spielt ein optimierter Workflow eine wichtige Rolle. Rechnungen müssen schnellstmöglich geprüft und genehmigt werden – was mit elektronischen Rechnungen problemlos möglich ist.
• Durch eine Beschleunigung der Abläufe können Unternehmen Skonti und Rabatte nutzen.
• Mahngebühren werden vermieden, da die Vorgehensweise der digitalen Rechnungsprüfung sicherstellt, dass alle Abläufe rechtzeitig erledigt werden.
• Gehen Rechnungen beim Empfänger ein, profitiert auch dieser von den schnellen Abläufen bei der Abwicklung der notwendigen Prozesse. Beim Empfang von Rechnungen per E-Mail können Betriebe die Effizienz der Rechnungsverarbeitung deutlich optimieren.

Darüber hinaus erleichtern E-Rechnungen die Kontrolle und Datenweitergabe an interne Systeme:

• Digitale Workflows bringen dem Management eine bessere Kontrolle über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Dadurch können Manager bei Verzögerungen direkt eingreifen.
• E-Rechnungen werden automatisiert in die angebundenen Anwendungen wie ERP-System, Buchhaltung und andere Systeme übertragen. Somit werden Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung entlastet.
• Alle Vorgänge der Rechnungsverarbeitung lassen sich transparent überwachen und sind nachvollziehbar.
• E-Rechnungen vermeiden Kommunikationsverluste. Die notwendigen Daten werden automatisiert verarbeitet, weitergeleitet, gespeichert und archiviert.

Was ist das E-Rechnungsgesetz?

Bei der Verwendung von E-Rechnungen müssen Unternehmen einige gesetzliche Vorschriften beachten. Diese gelten für die Art der Rechnungsstellung, aber auch für die Archivierung:

• Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen durch Änderung des § 14 des Umsatzsteuergesetzes gleichgestellt.
• In Österreich gelten die Bestimmungen seit 1. Januar 2013 und wurden mit dem Abgabenänderungsgesetz 2012 geregelt.
• In der Schweiz verlangt die Bundesverwaltung von ihren Lieferanten seit 1. Januar 2016 die Rechnungsstellung per E-Rechnung.
• Ab dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen ab 1.000 € Rechnungssumme an öffentliche Auftraggeber per E-Rechnung versendet werden. Dies ergibt sich aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU als Ausgangspunkt für die Umsetzung der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung.
• Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen auch hier eingehalten werden (in Deutschland gemäß § 14b UStG 10 Jahre, in Österreich 7 Jahre).

Welche Anforderungen für elektronische Rechnungen gibt es?

Damit eine E-Rechnung anerkannt wird und ein Unternehmen zum Beispiel die Vorsteuer geltend machen kann, gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten. Elektronische Rechnungen enthalten identische Informationen zu denen auf herkömmlichen Papierrechnungen. Alle Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen bei E-Rechnungen genauso vorhanden sein wie bei Rechnungen auf Papier:

1. Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung.
2. Echtheit der Herkunft: Das bedeutet, dass die elektronische Rechnung auch vom Rechnungssteller stammt, und dass dessen Identität sichergestellt ist.
3. Unversehrtheit des Rechnungsinhalts: Dies besagt, dass sämtliche Angaben auf der Rechnung nicht nachträglich geändert wurden.
4. Die Lesbarkeit der Rechnung muss gegeben sein. Die Rechnungen müssen in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden können. Dabei kann es sich um PDF-Dokumente handeln, aber auch um JPG-Dateien oder andere Formate.

Genau wie bei Papierrechnungen ist es zudem erforderlich, elektronische Rechnungen aufzubewahren und zu archivieren.

Drei Fakten zur erfolgreichen Einführung der elektronischen Rechnung

Damit der von Ihnen ausgewählte Anbieter die E-Rechnung an ihre Buchhaltungssysteme erfolgreich anbinden kann, müssen die ersten beiden Punkte vorab durchgeführt werden:

1. Voraussetzung bei Ihren Kunden schaffen: Die Einverständniserklärung der Kunden zum Erhalt von E-Rechnungen muss vorab eingeholt werden.
2. Exakte Definition der Prozesse für die Einführung von E-Rechnung. Dabei können eingehende und ausgehende Rechnungen einzeln oder gemeinsam berücksichtigt werden.
3. Die Anbindung von Buchhaltungssystemen mit dem E-Rechnungsmodul muss umgesetzt und getestet werden

Formate für die E-Rechnung

In Deutschland herrschen folgende Formate für die E-Rechnung vor.

ZUGFerD

ZUGFeRD (=Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen und wird seit 25.06.2017 allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt.

ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per E-Mail zu übermitteln. Durch PDF/A-3 wird die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt. Die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Die XRechnung

Die EN 16931 ist eine einheitliche Norm zur Definition eines einheitlichen Austauschformates von elektronischen Rechnungen. Die Norm regelt, wie eine elektronische Rechnung länderübergreifend auszusehen hat. Sie definiert außerdem die wichtigsten Begrifflichkeiten zur elektronischen Rechnung. Die Norm ist aber lediglich als Kernrechnung zu betrachten. Ihre Vorgaben müssen von jedem Land berücksichtigt werden, darüber hinaus hat jedoch jedes Land noch spezifische Erweiterungen und Anforderungen.

Das deutsche Pendant zur EN 16931 stellt die XRechnung dar. Die XRechnung basiert auf dem XML-Format. Mit dem Standard XRechnung werden in Deutschland die europäischen Vorgaben für die enthaltenen Daten in einer elektronischen Rechnung umgesetzt.

PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist eine durch die EU geführte Organisation, welche ein gemeinschaftliches System für den elektronischen Handel und elektronische Dokumente zwischen Unternehmen in den EU-Staaten vorbereitet.
Das PEPPOL-Netzwerk verbindet die Nachrichtenvermittler. Unternehmen können hiermit ein elektronisches Dokument an einen Empfänger senden, unabhängig davon, welchen Nachrichtenvermittler das Unternehmen nutzt.

Wichtige Verbände für die Einführung der E-Rechnung

In Deutschland haben sich verschiedene Unternehmen und Organisationen im „Verband elektronische Rechnung (VeR)“ zusammengeschlossen, unter anderem auch die Datev eG. DiCentral ist aktives Mitglied im VeR.
Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland.

E-Rechnungen einführen mit DiCentral: So gehen wir vor

Die Einführung von E-Rechnungen im Unternehmen kann auf mehreren Wegen erfolgen. Bei der spezifischen Umstellung des Rechnungswesens von papierbasierten zu elektronischen Rechnungen hilft Ihnen DiCentral bei jedem einzelnen notwendigen Projektschritt: