Lieferanten oder Dienstleister für Bundesministerien oder Bundesämter müssen ihre Rechnungen bereits seit November 2020 elektronisch einreichen. Auch die Stichtage für die Verwaltungen der Länder und Kommunen rücken immer näher. Als branchenübergreifender Standard für E-Rechnungen kommen die Formate XRechnung und das Hybridformat ZUGFeRD zum Einsatz. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles, was Sie jetzt darüber wissen müssen.

 

Der Status quo: Höchste Zeit zu handeln!

Die Umsetzung des E-Rechnungs-Gesetzes ist aktuell in vollem Gange. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung oder e-Invoicing schreibt bei öffentlichen Aufträgen den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verbindlich vor. Die geltenden Übergangsfristen enden nun nach und nach. Seit 27. November 2020 nehmen zum Beispiel Bundesbehörden nur noch elektronische Rechnungen an. Eingangsrechnungen auf Papier mit einer Summe ab 1.000 € werden nicht mehr akzeptiert.

Auf Landes- und kommunaler Ebene ergibt sich hingegen ein uneinheitlicheres Bild: Verwaltungen der Länder müssen E-Rechnungen seit April 2020 zwar annehmen, verpflichtend sind sie für Lieferanten und Dienstleister bislang aber nicht. Hier macht jedes Bundesland andere Vorgaben. Einzig in Bremen ist das e-Invoicing-Verfahren inzwischen bindend. Wer dort als Dienstleister für eine Behörde arbeitet, darf seit Ende November nur noch elektronische Rechnungen schreiben.

Weitere Länder und Kommunen werden jetzt im Frühjahr 2021 auf E-Rechnungen bestehen – die Zeit drängt also. Lieferanten oder Dienstleister, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten und ihre Rechnungsprozesse bis dato noch nicht umgestellt haben, müssen akut handeln!

Rechnungen an die öffentliche Hand:

Ab Frühjahr 2021 bestehen nicht nur der Bund, sondern auch viele Länder auf Rechnungen im elektronischen XRechnungs-Format.

 

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Was ist eine elektronische Rechnung? Eine Definition.

Wer sein Rechnungswesen auf e-Invoicing umstellen will, muss erst einmal verstehen, was eine elektronische Rechnung überhaupt ist. Hierzu gehen die Vorstellungen diffus auseinander und sind leider nicht immer richtig. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird zum Beispiel die weit verbreitete Rechnung im PDF-Format gerne als E-Rechnung bezeichnet. Doch diese erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.

Es ist zwar richtig, dass eine PDF-Rechnung, genauso wie eine E-Rechnung, in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird: Für eine Buchhaltungssoftware ist eine PDF-Datei wie ein Bild und nicht automatisch lesbar oder verarbeitungsfähig. Um eine PDF-Rechnung elektronisch weiterverarbeiten zu können, müssen deren Rechnungsinformationen entweder manuell oder über zusätzliche Systeme wie zum Beispiel Texterkennungssysteme in die verwendete Buchführungssoftware übertragen werden.

Doch genau das widerspricht dem Grundgedanken der E-Rechnung. Welche Voraussetzungen diese erfüllen muss, ist in der EU-Norm EN 16931 sehr genau festgelegt. Dieser zufolge muss eine E-Rechnung strukturiert vorliegende Daten enthalten, die von einer Software automatisch ausgelesen werden können – ohne, dass weitere Zwischenschritte oder menschliches Zutun notwendig wären. Hier haperte es allerdings lange an einem einheitlichen Standard. Diese Lücke konnte inzwischen durch Formate wie die XRechnung in Kombination mit dem Hybridverfahren ZUGFeRD geschlossen werden.

 

Was ist XRechnung und wann setzt man sie ein?

Was genau versteht man unter einer XRechnung? Die XRechnung hat sich als nationaler Standard für die öffentliche Verwaltung durchgesetzt. Technisch gesehen liefert die XRechnung einer Buchhaltungssoftware die Daten und Informationen in einem maschinenlesbaren XML-Format, die diese zur nahtlosen Weiterverarbeitung nutzen kann.

Was für Maschinen allerdings gut nachvollziehbar ist, entpuppt sich für den menschlichen Empfänger beim Öffnen als ein Sammelsurium aus Tags, Datenschnipseln und Codezeilen. Entsprechend unkomfortabel wäre es in der Praxis, eine Rechnung ausschließlich im XML-Format zu versenden.

Aus einer XRechnung die relevanten Rechnungsinformationen herauslesen zu wollen, wäre kaum machbar und mehr als kundenunfreundlich, wie das folgende Code-Beispiel zeigt:

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Nur mithilfe von ZUGFeRD werden XRechnungen lesbar

Deshalb kommt an dieser Stelle für Rechnungen an Unternehmen das Hybridformat ZUGFeRD ins Spiel. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format bereitet einen maschinenlesbaren Datensatz so auf, dass er auch vom menschlichen Empfänger komfortabel gelesen und verstanden werden kann. Dazu bettet ZUGFeRD einen XML-Datensatz mit vergleichbarem Inhalt der XRechnung in eine PDF-Datei ein.

In der Handhabung unterscheidet sich eine ZUGFeRD-Rechnung nicht von einer normalen PDF-Rechnung. Sie kann wie gewohnt ausgedruckt und bearbeitet werden. Die integrierte maschinenlesbare XML-Datei ist dabei vorhanden, aber auf den ersten Blick unsichtbar. E-Invoicing-Systeme erkennen den Anhang aber problemlos und können ihn automatisch auslesen und verarbeiten.

ZUGFeRD 2.0 bzw. die aktuelle Version 2.1 in der Ausprägung Comfort (EN 16931) erfüllen alle Anforderungen der EU-Richtlinie an die XRechnung. Das ZUGFeRD XML kann für die Rechnungsstellung mit Behörden, national und international, genutzt werden.

Gut zu wissen: Die Rechnungsdatei kann als Dateianhang in einer E-Mail versendet werden.

 

Was sind die Vorteile und der Nutzen von ZUGFeRD bzw. XRechnung?

Mit der Nutzung von ZUGFeRD in Kombination mit XRechnung geht eine Reihe an Vorteilen einher. Zum Beispiel erfüllt das Hybridformat die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung von Rechnungen. Versender sparen außerdem Zeit und Kosten, weil das Ausdrucken, Kuvertieren und der postalische Versand von Rechnungen komplett entfallen. Stattdessen geschieht alles auf Knopfdruck auf elektronischem Weg.

Weitere Vorzüge von E-Rechnungen:

  • E-Rechnungen gehen schneller beim Empfänger ein, der wiederum schneller bezahlt, weil er die sachliche Rechnungsprüfung komplett maschinell erfolgen
  • Außerdem können Übertragungsfehler vermieden werden, wenn Rechnungen bei der Weiterverarbeitung automatisiert und nicht mehr manuell erfasst werden.
  • Wer den XRechnungsversand für Behörden einführen muss, kann ohne großen Aufwand seine sonstigen Rechnungen auf das ZUGFeRD-Format umstellen, und so Synergien nutzen
  • Last but not least: Die CO2-Bilanz von Unternehmen, die auf E-Rechnungen setzen, fällt deutlich besser aus. Denn der Papierverbrauch und der Versand entfallen. Das geht zudem mit einem verbesserten Firmenimage einher.

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Setzt sich die E-Rechnung auch in anderen Bereichen durch?

Abschließend noch ein kurzer Blick in die Zukunft: Das Thema ZUGFeRD bzw. XRechnung dürfte auf Dauer nicht nur für Dienstleister im Auftrag von Behörden relevant sein. Auch Unternehmer, Gewerbetreibende und Selbstständige sollten das Thema e-Invoicing auf dem Schirm haben.

Laut einer aktuellen Umfrage von Bitkom Research unter mehr als 1.100 Entscheidern besteht hier allerdings noch deutlich Luft nach oben. Erst 30 Prozent der Betriebe stellen bislang E-Rechnungen aus. Finanzexperten sind sich derweil aber sicher, dass sich das neue Format früher oder später in der gesamten Wirtschaft durchsetzt. Es bietet einfach zu viele Vorteile für Rechnungssteller und Empfänger, um es zu ignorieren.

 

Sie haben noch offene Fragen? So kann DiCentral Ihnen helfen

DiCentral unterstützt Sie professionell bei der Einführung von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen. Wir bieten Ihnen Managed Services für Ihre elektronischen Rechnungen:

Empfang – Freigabe – Versand – Archivablage.

Wir helfen Ihnen, Ihre papierbasierten Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf elektronischen Empfang bzw. Versand umzustellen. Ihre Fragen zu dem Thema klären wir sehr gerne mit Ihnen zusammen. Sprechen Sie uns einfach jederzeit an. Wir freuen uns darauf, Ihnen behilflich zu sein.

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Michael Hoch

Verfasst von Michael Hoch

E-Rechnungsspezialist